内审干货——商业管理之“商户退租”审计,猫腻很多!
ID:内审师修行与实战
对搞商铺出租的商业运营公司来说,租户撤场管理很关键,它影响费用催收,影响安全经营,影响空租问题。
对审计来说,也是问题多发地。
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1.名义上撤场,实际未撤
撤场手续办理过了,撤铺验收也验收过了,但商户还在持续经营。
为啥会有这种情况?
原因不外有二:一是为了挽留商户,如:再试营业几天,经营变好了就不撤了;
二是商业运营人员与商户串通好了,收了人家好处,让他们不掏租金也可以经营。
说实话,已经提出撤场并办理过撤场手续的,其挽留价值几乎不存在,撤场后仍旧经营的,90%存在徇私舞弊问题。
这种问题,必须审计人员通过现场检查或委托第三方(财务或其他部门)现场检查,才能坐实!
只看文件,只听解释,很难查出来。
2.租期到了或租金交至日超了,才提出撤场
或许很多人说:租期超一两天才提出撤铺也正常啊?
不正常!
商家到期后才提出撤场,那我们不还得花几个月时间招商吗?招商期间不是空租了吗?
为了避免空租,必须得从根儿上抓。
比如:签订租赁合时,就用履约保证金来约束租户必须提前一两个月提出撤场,不然不给退。
哪怕是合同到期不续租,未提前说撤场,租金也不退。
审计要查的重点:就是商户提前申请撤场的执行情况,以及是否有履约扣款的合同约定?
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3.撤场验收手续与动作
一个商户撤场,涉及到很多问题,比如:欠费清缴、遗留物品、水电气等费用、装修改造对续租的影响等等。
验收时,需要对商铺的还原、遗留物、水电气炒表等情况进行查验。
审计要看:是否有商铺还原现状的审核?(达到二次出租条件);水电费结清复核;断水断电和卫生清理;重点还是遗留物的问题。
有些商家撤了,里面的家俱、家电、设备等没法搬走,或者想转卖给下一家租户使用,或者不想要了,或者等新租户来了再搬走,或者因欠租金被扣押了。
这些特殊情况,都必须撤场租户签订“物品损坏我方免责”之类的手续。
比如:暂存物品的自然损坏,丢失等我方不负责;贵重物品必须撤走等。
当然,如果是因欠费而扣押的物品,要做好贵重之物的安全。
4.商户撤场都需要什么手续?
主要有3项:商户提出撤场的函件、撤场验收手续、费用结算或清理手续。
其中:(1)商户申请撤场:必须有提前量,必须有一定承诺,比如:未到期的租金不退,未提前申请撤场或未履约扣除的保证金不退。
(2)撤场验收手续:包括遗留物品处理、第三方(物业费或水电费)结清;商铺装修还原情况;断水断电上锁等安全措施;撤场拍照存档;遗留物品处置的双方确认等。
(3)费用结算:根据合同约定,租金、物业费、履约保证金、水电押金等,该扣的扣,该退的退,该补的补。
当然,如果认为三项手续太复杂,也可以整成一个单据。
只不过因为提出退租时间和实际退租时间存在差异,一个单据设计起来,多少有点儿复杂。
审计要看的还是实质,不光光看手续有没有。
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5.撤场信息在不同部门间的流转
有招商部门,有运营部门,有财务部门,有物业服务部门。
当租户向运营部门提出撤场的那一刻起,撤场信息就必须传递给招商部门,以供他们再次招商。
同时,也要将信息传递给财务(清理或结算欠款)和物业部门(物业费、卫生费、水电费等清理)。
所以,有必要设计一个《撤场信息流转单》。
审计重点是:信息流转是否及时、到位?是否存在空租和欠费无法催收的问题?等。
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