“以前查个进度，得翻半天贴过的公告；现在点开手机，上传到哪一步、还剩几个流程，一目了然。”静安区芷江西路街道交通公园居民区业委会秘书朱艳璨在电脑屏幕前，向记者演示刚刚上线的“芷慧加业委会秘书数字平台”。
屏幕上显示的是和源鑫苑小区业主大会筹建的流程进度，绿色圆圈显示已完成的流程，灰色圆圈则表示尚未启动。
“现在进行到第13个流程了，总共14个，还剩1个没走完。”朱艳璨说，她上传过的每一份公示公告照片都能在平台里随时翻出来，这个平台相当于一本“电子台账”——纸质档案还在，但手机上随时随地能查，方便了不止一点半点。
在芷江西路街道，一支由年轻社区工作者兼任的业委会秘书队伍已经运行了两年多，以“第三身份”发挥桥梁纽带作用，极大地提升了业委会运作效能和小区整体管理水平，但“人少事多”仍是现实难题，直到“芷慧加”平台上线，这套系统要解决的，正是业委会秘书们最日常的痛点——台账散、流程乱、跟踪难。
从“翻纸头”到“点屏幕”
表决全流程搬上线
作为全新社区治理数智化赋能平台，“芷慧加业委会秘书数字平台”聚焦表决管理、档案管理、流程管理三大主要模块。
表决管理瞄准的是业主大会的组织难题。过去组织一次业主大会表决，秘书要抱着一摞票上门，回来一张张人工统计，户数、面积、同意比例算好几遍。现在，平台把表决全流程纳入数字化闭环：议题生成后自动归集核验票权，做到一户一票；表决进展实时汇总，参与户数、专有部分面积、通过情况动态呈现。
街道业主服务中心负责人胡维举了个例子：
中海万景城小区即将召开业主大会，待业主清册录入平台后，系统会自动生成表决票和签收表。开票当天，扫码即可完成线上计票，大屏实时出结果。这背后有一个重要的政策背景——9月18日，上海地方立法首次明确，业主大会会议可以通过互联网方式进行表决。这意味着，像“芷慧加”这样的数字化表决工具，从“基层创新”变成了“有法可依”。
从“人走档失”到“一屏尽览”
档案管理更智慧
对业委会来说，“换届”往往是道坎。老委员退了，新委员上来，档案交接不清，之前议定的事可能被推倒重来。区里一位物业治理专家曾对记者感慨，业委会“履职断层”是很多小区矛盾的根源。
档案管理模块则直指“纸档分散、人走档失”的老毛病。制度文件、会议记录、合同协议、公示材料分类归集，按权限调阅，长期留存。街道端还能一屏掌握辖区所有业委会的底数和状态——运作中、已到期、组建中、换届中，动态更新。
“以前街道要摸清辖区几十个小区的业委会底数，得挨个打电话问。现在一屏就能看到，哪个在换届、哪个到期了，心里有数。”街道一位工作人员说。
从“重复讲”到“照图办”
四级联审把住程序关
流程管理是“芷慧加”最具突破性的模块。平台梳理了23项高频事务流程，涵盖业委会换届改选、既有电梯更新、维修资金使用等场景。秘书照着标准化流程“按图索骥”，每一步该公示什么、该留什么痕，系统都有指引。
“以前是跟每个小秘书重复讲同样的事，现在不用了，系统上都有。”胡维介绍，业主服务中心的规范化指导工作量明显减轻。更关键的是，流程跟踪让事项不再“卡在某个地方没人知道”。“对重大事项，可以提前量化，不是等矛盾发生了才知道，而是在流程推进中就看到了堵点在哪、卡了多久。”
审核机制上，平台构建了街道、城运中心、业主服务中心、居委会四级联审——街道把方向、城运中心抓调度、业主服务中心控专业、居委会盯落地，逐级把关，确保公示公告内容准确、程序合规，从源头降低信息差错和程序风险。
“街道最需要的两样东西——统筹管理的便捷和重大事项的‘提前量’——都在这个平台上有了着落。”芷江西路街道社会办负责人介绍，“芷慧加”还在迭代，下一步计划把市、区最新的政策法规全部归集到平台上，让秘书随时查阅，甚至引入AI问答，帮助秘书快速截取政策条款；搭建资源对接平台，让小型工程审价、电梯维保等专业事项，在平台上对接专业力量，让业委会少走弯路。
“芷慧加”要做的——就是把业委会秘书从琐碎的“找材料、翻台账、盯流程”中解放出来，让这群年轻社区工作者真正成为连接居委会、业委会、物业的稳固桥梁。
记者：郁婷苈
图片：郁婷苈
编辑：路景斓
转载请注明来自上海静安官方微信