当下很多写字楼与地产销售一样，获客难，转化率低，但没真正管理过写字楼的人还真不知道写字楼还有一个让人无奈的管理痛点，那就是租金收缴，此项工作可谓乱象丛生。
写字楼租金收缴会出现一个很奇怪的现象，无论出租率高与低，租金收缴都存在各种各样的困难。
也许很多人不理解，《租赁合同》都约定好了，到时间收租金就可以，有什么难的？
如果提出这个问题不是房地产行业的从业者，那就请咨询一下公司的财务与业务看看他们是否有很多业务款还没有回来；如果是房地产从业者，可以想一想为什么房地产销售每个月都会有回款指标，房子都卖出去了，回款不应该就到账了嘛，为何还要有指标压力。
其实，合同只是作为双方约定的“规则”，就像是马路上的红绿灯，所有人都知道规则是红灯停绿灯行，遇到黄灯等一等，但“规则”是用来在发生争端之时，判断对错的标准，但规则本身解决不了问题，就像是红绿灯解决不了堵车的问题一样，最后还需要交警进行疏导，也就是说解决问题的本质还是人。
写字楼租金收缴也一样，总有租户会有各种原因缓交、不交，最终还是需要人去解决问题。但有人的地方就有江湖，有江湖的地方就会存在乱象。
核算乱象 扎心的伤
写字楼每个月月末与月初的那几天相当的热闹，因为月末要盘账，需要知道这个月还有哪些应收未收，月初要查账做计划，需要知道这个月的应收计划，看似简单的事情，往往实际操作要财务、物业、租赁三方一同作战。
并且一做就一星期，相当于一个月只有月中的两周不用去做核算工作，大量的人力、物力投入到此项工作当中，结果还往往事与愿违。其实，做好核算，首先得用好工具。戳这里，实时掌控租约，“消灭”闲置资产
第一，借助科技手段。
无论租户多与少，核算都是制式型工作，简单讲就如数学计算一样是有固定的算法与答案。
所以，这类工作人工往往不能保证一定会100%的准确，且此类重复性的工作会耗费大量人力与精力，要借助科技手段，利用租金管理软件，自动生成并发送催缴通知，记录租户反馈和缴费情况，提高催缴工作效率和准确性。
第二，及时更新信息。
任何变动的信息都要及时更新，道理显而易见，但及时到什么标准、更新到什么程度？
验证的方式其实很简单，就是具体做这件事的人，如果第二天请假或者被优化，可以保证新上岗替代的人仍然可以无缝对接的进行操作，且不用询问原岗位的对接人，这就需要我们将租户信息变动如联系人更换、企业经营状态改变等第一时间进行信息传输，让租金催缴通知准确传达，不影响收缴效率。
第三，建立信用档案。
建立租户缴费信用档案，通过大数据分析租户的缴费行为和信用趋势，为催缴策略提供数据支持，提前预警潜在风险。切记，数据的预警一定比人更为理智。人可能会因与企业沟通或私下情感导致对企业信用判断偏差，但数据一定不会。
例如，租务人员私下与租户沟通较好，租户晚一天缴租没有问题，上报不存在风险，等到下次缴费的时候仍然这么汇报，但下次租户可能存在逃场的可能。尤其是新接手的管理者，对租户信用情况没有完善评估，无法提前预知可能的拖欠风险，在面对拖欠租金问题时较为被动，难以快速采取针对性措施。
但如果建立信用档案，用数据分析，那该租户下次缴费的时候一定会提前预警，因为上次晚交就已经突破了数据红线，打分就是低的，这不会因人的情感意志而改变，也降低了企业收租的风险。
另外，信用档案的建立可以标注好注册资本较少的企业，严防企业注销带来的坏账以及其他关联风险。
续租乱象 揪心的坎
租务人员在收缴租金之时，最烦的恐怕就是收租与续租搅合在一起。很多企业利用续租的节点进行插科打诨、威逼利诱，此时就需要我们具备逻辑定力才能有效的分而治之。
一方面，租户到期，用押金替代租金，不合规，但合情，有效化解需要我们化被动为主动，同时进行条件交换。
大部分写字楼、产业园区签订的《租赁合同》都明确约定押金不可作为租金使用，但一些企业租期即将到期，有的是担心甲方找麻烦不退押金，有的则是认为反正都是我的钱，何必再交再退。无论是出于什么原因，都是属于合同执行困难，对于逾期惩罚等条款落实难度大，存在租户拖延支付却难以有效制约的情况。戳这里，助力国有资产经营效益稳步提升
首先，租务人员要先明确告知租户合同约定，且要明确说明违约条款，无论对方是否接受，都必须说清楚，这也是捍卫利益争取谈判空间的首要条件。
其次，如果租户是要离开，则立刻储备新的租户，且要做好提前收屋计划，因为对方的保证金已经在不断的转化成为租金，一旦屋内破坏或拖欠物业水电费，我们完全处于被动，提前收屋可以化被动为主动，不必担心对方状告我们违约，因为对方已经先违约，既然对方先提出了“条件”，我们也要顺势提出“置换条件”才是公平合理。
最后，如果租户是经营困难，以“保证金变租金作为托词”，则要与对方协商缓交或分期交付计划，总之原则为“不挪用保证金”。
同时，此时谈判对于我们有利，抓住时机，签订续租合同，毕竟无论是缓交还是分期，我们的利益都受到了损失，通过提前续约巩固公司利益。
另一方面，租户利用续租条件未达成，不交上期租金，不断威逼利诱。此类客户大多不是交不上钱，而是要利用续租节点占便宜。
一方面，打铁还需自身硬，多储备租户，一旦我们有“弹药”，自然就不怕威胁。
另一方面，尽快签订续租合同，给一些如停车券、室内专属保洁服务、工程空调清洗服务、会议室使用时长等，与其让对方在缴租与续租租金上“杀价”，不如利用小恩小惠快速解决问题。
服务乱象 闹心的局
战场上有一句名言，“平时多流汗，战时少流血”，同收租一样，平时需要我们与租户多沟通，才能在收租的时候得到顺利。
其一，平时不沟通，物业服务不满意，不交租金。
平时不关心客户，客户提出的问题也直接甩给物业处理，结果就是收租金的时候对方开始给我们制造困难。
当然，一些物业的确存在很大的问题，但请相信，即使物业做到99分，依然会有客户不满意，这是物业与租户“基因关系”天然形成，只能如大禹治水一般，不能堵塞只能疏导。我们要做的是明确客户不满意的地方，能做到的尽量做到，做不到的给予解决方案与时间节点，心舒服了，租金自然也就收上来了。
其二，沟通服务要走中国特色主义道路，公函往来要借鉴国外先进理念。
在国外，我们上一秒还在邻居家欢庆节日，分手告别，下一秒可能警察就找到我们告知邻居投诉我们家的垃圾乱扔影响到了他们的生活。
没错，这就是国外的“处事方式”。我们与租户也同样如此，上一秒可以给对方发催款函、律师函以及提前告知法院传票马上就会送到，但下一秒也可以和对方微笑沟通，告知对方没办法到租金收缴的日期前10天，催款函就是自动生成发出，到期未付公司规定就必须发出律师函、超过一定日期法务部就会直接找法院。降低空置损失，资产应租尽租，戳此了解
总之，全程微笑，希望对方理解，其实就是推杯换盏，您让我为难，我也不能让您舒服。
其三，转租服务，要么干脆不同意，同意了就要把服务做到位。
绝大部分写字楼都规定不允许转租，但客户各有各的情况，有时转租情况不可避免，如果同意对方转租，我们必须做到承租人对房屋转租合同及次承租人或实际使用人信息进行备案、三方共同签署三方租赁协议，明确次承租人的连带责任、存在次承租人代付情形时，对支付记录或财务凭证应妥善保管，规范对往来沟通函件，做好留痕和保全证据的工作。
其四，增值服务，预收好抓手。
租金收缴并不一定需要到期收缴，客户想的是拖期缴纳，而我们需要的是提前收缴。12月份应收可不可以11月收，季度付款有没有可能一次收缴半年的费用。这些都可以，但需要增值服务作为抓手。
对于按时缴费的租户，可提供一定期限的免费停车券、会议室使用时长赠送等增值服务，鼓励租户积极缴费。同时，可以向公司申请，开展租金缴纳优惠活动，如提前缴费给予一定比例的租金折扣等，吸引租户提前支付租金，减少催缴工作量。
陈欠乱象 刺心的迷
很多陈欠客户都是陈列在清欠表里的僵尸肉，租务人员为了企业安全想管，但又管不明白。他们要么是逃场客户杳无音讯，要么是企业注销，无法溯源。可陈欠始终是陈欠，“僵尸肉”不应在市场上流通，但人们依然是治理不好，其实究其原因在于预期管理。
首先，陈欠客户不会100%收回欠款，如果能100%收回那就不叫陈欠。
我们需要引导公司的预期从时间维度变换成为空间维度，用时间换空间，否则追讨陈欠就变成需要人人都管，人人又都不想管，或者是不断的进行自我消耗，简单讲，专项工作得专项治理。
其次，应对陈欠，要做好持久战的准备。
陈欠客户要进行梳理，每个客户要单独的档案，档案要详细记录欠费租户的名称、欠费金额、欠费起止时间、欠费原因等信息，同时核对相关合同条款及历史催缴记录，追讨策略与追讨进度，简言之，档案的标准就是任何人接手都可以继续此项工作。
另外，客户要有明确的分类如分为重点关注类、一般关注类、风险预警类等，以便针对不同类型租户制定差异化的催缴策略。
再者，要建立专门的催缴团队，明确团队成员的职责 分工。
如由租务人员负责与租户沟通协商，财务人员负责核对账目和提供数据支持，法务人员负责处理法律事务等，确保催缴工作的高效开展。同时，对租户的分类、追讨的目标与时间节点的设定要进行明确。
最后，制定追讨策略要同时建立沟通、跟进、监督以及奖罚措施。沟通是为了更快的推进工作，让催收变得更有效率；跟进与监督是为了让工作要有结果导向，更好的评估工作的得失与追加资源的风险；
奖罚是追讨陈欠的原动力，毕竟没有任何人是有自驱力喜欢做追讨工作，按追讨回款比例设定奖罚机制，增加动力，才会有工作成效。
结语
租金催缴看似困难，实则一点也不简单。需要我们发挥智慧，应对不同情况调整策略。切记，现金流是企业的命脉，对于写字楼而言，租金的及时收缴就是在不断的输血，只有血库里的血源源不断的得到供应，企业才会有更好的生命力，形成正向循环，焕发出新的生机。
点击下图，了解详情