什么是数字化采购？

在快速发展的数字经济时代，越来越多的企业开始想要了解什么是数字化采购？因为数字化采购已经成为提升效率、降低成本的关键举措。简单来说，采购数字化就是利用先进的数字化技术和工具，对传统的采购流程进行改造和优化，实现采购活动的电子化、智能化和自动化。它不仅提高了采购的透明度和可追溯性，还帮助企业更精准地把握市场动态，实现资源的最优配置。

让我们通过概述好好了解一下是怎么形成的数字化采购的。

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数字化采购是通过大数据、流程自动化等新一代信息技术，以降本增效为核心目的，面向采购需求计划、寻源、 订单执行、财务对账、供应商管理等采购全流程，进行从线下到线上的业务流程转移，构建在线、规范、透明、决策智能、内外协同的新型企业采购管理体系，提升供应链响应速度和协同效率。其中，SRM是支撑采购数字化管理的核心系统。贯穿完整的采购流程，通常来说需要将SRM系统与ERP、SCM做集成， 以打通上下游供应链的壁垒，保持供应链的连续性与稳定性。

1. 管理层缺乏采购数字化管理的意识

一方面企业管理层没有认识到采购管理转型升级的重要性，尤其是中小企业，采购需求简单、供应商数量少、 数字化基础薄弱，通过简单的信息化管理工具满足基础需求后，难以进行体系化的数字化规划；另一方面对采购数字化管理的推动不到位，缺乏专人专岗专项负责、未能投入足够的成本和时间、需求和解决方案匹配不到位，导致采购数字化流于形式。

2. 采购流程缺乏有效监督，易滋生腐败

企业采购环节涉及的参与主体多、采购品类复杂且直接关乎金钱成本支出，过去那套与供应商微信、电话私下沟通定价的方式，往往效率低下且流程不易监控管理，采购人员工作灰度空间大，易滋生腐败行为。在激烈的市场 竞争环境下，企业采购环节迫切需要进行数字化转型以实现阳光透明。

3. 采购流程冗长，缺乏统一的系统与制度管理

企业采购涉及需求管理、寻源、订单、合同、收货、质检入库、财务对账、供应商管理等环节，流程长、审核环节多、 工作量大、人工处理易出错，缺乏统一的采购管理平台与制度管理的企业，易出现采购成本和管理费用过高、需求 规格不够明确、检验标准不清、供货渠道不稳定、交货周期长等问题。

4. 缺乏体系化的供应商关系管理：

一方面对供应商的管理不规范，缺乏一套体系化的供应商准入、考核、评级、优化淘汰的供应商管理机制，对 供应商档案的数据管理不到位，更新不及时，无法保障稳定供应；另一方面，大部分企业与供应商的对接仍然依靠 电话、微信、纸质单据传播等传统方式，信息不互通，协作效率难以提升。

以上这些原因，都是源于对数字化采购的认知不够深刻，接下来看看数字化采购在应用场景下的应用和优势具体表现：

数字化采购的应用场景，基本贴合采购业务流程，由于采购流程长，细节多，将上图中采购数字化的小应用分成了供应商管理、采购需求管理、采购寻源、采购履约、交付结算五大环节，分别进行讲解：

1. 供应商管理：

（1）全过程管理：过去，企业业务简单，对接供应商数量少，需求供给匹配，价格合适就能完成采购计划，无需对供应商进行体 系化的管理。而在数字化日益发展、社会分工和管理日益精细化的今天，企业的采购需求日益繁杂，面对的供应商 队伍日渐庞大。 因此企业对供应商的管理必须有一套线上的从供应商申请→准入→考核→评级→改进优化 / 淘汰的标准化管理流程，才能帮助企业沉淀优秀供应商资源，提升供应商管理效率和质量，从而进一步推动企业的降本增效。

（2）连接供应商：企业需要有一个可以跨组织连接供应商的供应商管理系统，并能够设置对应权限，让采购和供应商之间各环节 的信息流转和协作能全程线上完成，比如让供应商实时收到流程提醒、供应商能自行查看流程进度、自行提交修改 企业资质信息等，大大提高采供协作效率，沉淀供应商管理数据，并对供应商进行绩效考核。

（3） 供应商管理内容：

供应商电子档案：过去，供应商档案都由采购或者供应商开发人员挨个向供应商收集 Word 或 Excel 信息文档，再手动汇总审核， 资质更新时需重新收集文档并人工修改替换原有文档，十分耗费人力。因此供应商电子档案是实现供应商数字化管理的基础，应能实现：

• 向潜在供应商收集多维度的企业工商信息，比如纳税人识别号、企业状态、成立时间、法定代表人、注册资本、经营范围等，通常可以通过打通阿里云、企查查、天眼查等企业工商信息平台，通过企业名称自动调取公 开信息；

• 供应商应能自助修改企业信息、更新资质证书、添加供应产品等；

• 同时还应针对供应商公司资质到期、产品资质到期设置预警，提醒供应商及时更新材料

供应商准入：企业可以对不同领域的供应商设置准入条例，并基于条例在提交的潜在供应商名单中筛选出审核合格的供应商 进行准入。

供应商绩效管理：

系统应记录供应商在协作过程中的行为情况，包括资质审核、交易额、价格、产品质检评分、合同履约、售后服务等， 企业针对重视的项目进行赋分和权重设定，搭建自定义的考核模型，模型通过采集各项目数据自动完成周期性的绩效考核。

绩效考核完成后，还应搭建可视化的绩效考核看板，采购人员可通过供应商考核看板对供应商的“优胜劣汰”进 行决策。

2. 采购需求管理：

通常有两种实现方式：

第一种是各采购需求业务部门在 ERP 中开展采购计划并向采购部门发起采购需求，将 ERP和SRM系统数据打通后，ERP中的采购需求自动流转到 SRM 流程中，采购部门即可对内对外实现供需协同；

第二种是直接在 SRM 系统中完成采购计划、采购需求申请、采购需求管理等功能模块，后续的对内对外的采 购全流程也都在这套 SRM 系统中完成，实现端到端的一站式服务。

3. 战略寻源

（1）询报价管理：传统询报价流程需要采购员将询价表 Excel 通过微信、邮箱等发给各供应商，再人工回收报价表进行汇总比价， 效率低，过程管控难。

采购数字化流程下的询报价，则需能满足：采购员在采购管理系统中针对目标供应商批量发起询价流程，供应商在微信、钉钉、企业微信等常用社交工作 平台中即可收到询价通知，填写报价数据后，数据即可自动返回到统计表单中，同时系统自动汇总生成比价单。

（2）招投标管理：

传统招投标多为线下，采购需要一对一通知供应商参与招投标，到现场进行唱标、评标、开标等活动。线下招标过程也不规范，各个环节的情况记录难度大，“暗箱操作”无法管控，导致传统招投标一直存在较大灰色空间。

而将招投标过程全程线上化，能实现招投标全过程可控可查，在较大程度上规避不规范的招投标流程，保证采 购寻源的阳光透明。 线上招投标需要能实现：

• 采购和供应商在线上即可完成从邀标、报名、答疑、投标到中标的全流程协同；
• 招标负责人、管理层（需求方）、供应商、评标专家 4 方基于线上即可实现各流程节点的审批。

4.采购履约：

（1）采购合同管理：

过去：企业在和供应商签订采购合同时，采购员需要手工编制合同，并打印出来给领导审批签字盖章，再拍照或者传真给供应商，供应商打印盖章后再回传回来，流程繁琐且机械。

现在：企业可以提前根据不同类别的采购定义好合同模板，再配合自动打印，一键生成各类合同并自动流转给相关负责人进行审批，审批完成后自动通知供应商下载合同。全程线上完成采供合同的传递，做到过程高效透明管理。

（2）采购订单管理：

过去：采购订单依靠照片截图或者纸质订单进行传递和确认，供应商也需要通过手工将订单信息录入订单系统。

现在：企业可直接在系统发起订单流程，选择供应商以及联动出订单信息。供应商收到订单信息后随时确认，并可通过复制、导入的方式录入到自己的订单系统

（3）收发货协同：

过去： 很多供应商仍然需要手写纸质发货单、或通过 erp 打印发货单，贴在货物上送出，再通过电话、微信、邮件等方式通知客户发货情况，采购业务员收到货后需要手动将收货信息录入库存管理系统。 由于发货单繁多，且每家供应商的发货单格式不同，采购人工录入时低效易错。

现在： 供应商发货后在SRM系统中联动出未发货明细，录入提交并自动打印出统一格式的发货单，并实时通知到采购员发货进度。到货后手机扫码填入核对的货物信息，即可自动入库。

5.交付结算：

（1）质量协同：

过去：产品到货后需由质检部门检验，检验结果通过电话等方式告知，如果质量检测不合格，采购再单独联系供应商发起退货。质检入库 / 退货流程不规范，管理困难。

现在：

• 扫码一键质检：物料到达后，业务员可扫码录入本次质检明细，采购录入质检结果数量即可。
• 便捷退货：发现不合格数据，采购可直接在线勾选对应批次货物申请退货。
• 8D质量改善 ：识别到问题后，采购可在线发起 8D 整改，督促供应商按标准进行改善

（2）财务协同：

过去：

• 供应商生成对账函通过微信、邮箱等发给采购员，采购员挨个审核无误后再盖章回传给供应商；

• 对账无误后，供应商将收款信息发给采购员，采购员再发给财务。财务打款完成后告知采购员，采购再通知供应商查看账户。

现在：

• 供应商选择对账周期即可自动生成对账数据，核对无误后一键发起对账；对账核对通过后自动回传到供应商；

• 供应商在线发起付款申请，采购核对金额审批无误后流程自动提交到财务，财务完成审批付款后，自动提醒供应商。物料到达后，业务员可扫码录入本次质检明细，采购录入质检结果数量即可。

通过案例来看看企业家们如何一周实现采购供应链数字化管理

高创建工股份有限公司是建筑工程施工总承包特级和建筑行业（建筑工程、人防工程）设计甲级企业，并拥有市政公用工程、钢结构等多项一级资质，是年综合运营能力超百亿元的全产业链综合工程运营服务商，累计获得国 家及省部级以上优质工程 30 多项。

面临难题：

和大多数建筑企业一样，高创建工未通过简道云企业互联打通供应链之前，公司采购一直面临如下几个难题：

• 通过电话、微信、邮件等传统方式，和供应商一对一沟通，效率低且缺乏过程管理 • 通过 excel 和纸质文档扫描件，进行订单、对账单的传递，信息无法实时透明，低效，采购订单战线周期 被迫拉长；

• 通过 excel、手工纸质单据等方式，进行供应商之间的业务信息管理，低效易出错，文件易丢失，且查询困难导致无法追溯。

携手简道云打通采购供应链管理:

1.为什么选择简道云：

• 简道云的互联功能帮助企业快速连接、管理外部供应商，并让供应商参与到采购流程的业务协作中。
• 而简道云的自主搭建设计，能够让企业基于自身业务情况，搭建灵活的业务管理系统；

以上两点，完美契合了高创建工供应商关系维护、采购降本、业务多变的需求。牵手简道云后，高创建工在极 短的时间内，就搭建出了一套符合自身业务需求的采购供应链管理系统。

项目落地步骤：

1.自主搭建采购供应链信息化管理系统：

通过简道云的自主搭建功能，高创建工仅用 1 周就实现了采购需求、订单模块的信息化管理，直接打破了过去纸质 +excel 进行数据管理的困境。 在采购需求、订单管理的基础上，后续进一步搭建了询报价、收货、对账等模块，实现了采购供应链模块的全 面信息化管理。

2.构建互联平台，打通采购供应链：

通过简道云的企业互联构建的互联平台，实现和供应商随时随地的跨组织协作，才是真正打通了供应链”。 通过简道云的企业互联模块，高创建工构建了一套供应链通讯录： 供应商作为独立的组织存在，无需加入公司内部组织，所以不用担心公司组织架构及人员信息被外部人员获取， 但却依然可以实现全方位的跨组织协作。

基于供应链通讯录去进行业务权限的分配，供应商直接参与企业内的业务流。

3.实现采购协同管理：

（1）采购订单协同：

过去： 采购订单的下单效率低，前期需要通过电话、微信、邮件等反复沟通确认，最后以盖章后的 Excel或者扫描件 传递订单。

现在： 采购订单录入，内部审批完毕后就能直接流转到供应商，供应商在手机上即可收到订单并基于流程进行沟通， 最后一键完成订单确认。

（2） 发货协同：

过去： 供应商发货后如未及时告知发货进度，则需要采购进行跟进，并把发货记录再重复录入到系统记录。供应商发 货都是手写的各种纸质发货单，极易造成错收、多收、漏收等风险。

现在： 供应商在发货前，在系统录入发货信息，录入后自动提醒到采购。同时系统生成二维码（信息包含货物数量、 规格型号、单位），到货后库管员扫码即可自动录入到货信息，并与采购订单比对，进行确认收货。

（3）资质证书协同：

过去： 供应商要修改资质证书，只能通过微信、邮件、电话等方式找到采购，采购再把供应商要修改的信息在系统进行维护。

现在： 供应商登录企业互联账号，自己更新维护营业执照、开户许可证、法人身份证、承包范围对应资质等资料。

（4）数据实时可追溯 ：

过去： excel、手工纸质单据等方式进行供应商之间的业务信息管理，查询困难导致数据无法追溯。

现在： 数据可追溯，所有的信息企业和供应商都可实时查看，不用担心数据的丢失和错乱。

采购数字化，随着技术的不断进步，采购数字化将成为企业不可或缺的一部分，助力企业在激烈的市场竞争中保持领先地位，实现可持续发展。让我们共同期待，采购数字化为企业带来的更多变革与机遇。

这就是以上解答的内容，希望对题主有所帮助。