一
引言
医院零星工程主要是指，在已竣工交付使用且超出合同约定的质量保修期限的建筑物、构筑物、基础设施上进行的，恢复和改善相关设施使用功能、延长使用年限的施工作业，以及改善环境、提高设施使用效率的维修改造工程项目。不同于大中型基建项目，零星工程具有“小、散、杂”的特点，因其工程量小、投资额少、工期短、手续简单，往往不被重视。零星工程虽小，但日积月累，其总量并不少。因此，如何使医院零星工程管理标准化、程序合法、成本合理，需要管理人员和内部审计人员共同发挥作用，做好有效监督。
二
医院零星工程的特点
工程量小、工程内容繁杂无序
工程量比较小，单项金额一般都在20万元以下；涉及面很广，包括零星土建、绿化、维修、更换、装饰、装修等，内容十分繁杂，且无规则可循。
01
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工程分布零散、施工点多
零散的施工项目往往不在一个固定的地方进行，造成建筑分布分散、施工地点多变。同时，因施工环境的差异，临时设施及安全文明施工措施的设置也不尽相同。
工期紧，不可预见因素多
零星工程大多是突发性的，决策时间短。为保证医院能够正常运行，零星工程的施工工期较为紧张，且施工过程中会发生不可预见的问题。
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三
医院零星工程管理存在的主要问题
01
管理制度不完善，落实不到位
制度是医院零星工程精细化管理的有效保障，贯穿于立项、招标、预算、施工、验收、结算等全过程，部分医院对零星工程管理不够重视，管理制度建设不足或修订不及时，对某些关键控制环节和控制措施缺乏明确规定，不利于工程有序、有效地开展。0
02
管理前期准备工作不够充分
零星项目本身非常复杂，由于金额小，多数工程在施工前缺乏详细规范的设计和施工图纸，尤其是一些紧急、突发性项目，工程立项时间仓促、工期紧张，工程实施前往往未进行细致的调研和周密的科学论证，工程量清单编制容易出现漏项、错误。因此，在施工中会发现新问题，不断增加零星基建量，或产生大量的设计变更，导致工程完工后，最终结算价与合同价之间具有较大偏差。0
03
采购方式不规范，采购程序不严格
由于零星工程的特殊性，发生频率高、经济影响小，还达不到国家规定必须招投标的要求，所以在符合国家现行法律法规的前提下，医院会制定本院招投标管理制度，多数以工程金额来划分是否要采取公开招标和结算审计。
在审计中还发现，部分项目招标、比选过程不规范，对供应商的资格审核不够严谨，导致评标过程走形式、走过场，没有真正达到公平、公正、公开的采购要求。
04
工程变更及签证缺乏规范性、及时性
工程变更签证的数量和规范管理情况，是工程造价管理水平的体现。审计中发现，工程现场签证存在以下问题：一是工程变更与签证不规范，部分内容未按方案施工，却仍在变更签证资料中记取确认工作量；二是只注重办理增加费用的工程签证，不办理取消或减少的工程事项；三是工程变更没有书面工程联系单或设计变更文件，仅停留在口头约定。
审计中还发现，有些医院未针对单个项目编制工程变更台账，未记录工程项目施工过程与最初预算的偏离情况，无法保证工程项目成本得到有效控制。
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验收程序不完善，记录填写不规范
根据内部控制要求，验收环节应该由多方部门联合验收，一般需要施工方、建设方、使用方三方签字。然而在审计中发现，有的医院验收时未编制工程竣工验收报告；或验收环节只有建设单位和施工单位确认盖章，无使用单位的验收记录；或仅基建部门负责人单独签字，不符合不相容岗位相互分离的原则。0
06
档案管理不规范，资料残缺不齐
零星工程档案是指在工程建设及管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种资料，它们记载了零星工程项目从提出、立项、审批，设计、施工、验收等环节的情况，是零星工程管理工作的重要组成部分。因零星工程规模小，部分医院对其档案资料的重视程度不够，管理制度中未对文件归档范围进行明确，日常又疏于收集、整理、归档资料，造成工程资料归集滞后。有的单位甚至在被检查、被审计时，才临时突击收集资料，致使重要文件丢失，无法收集齐全。
四
医院零星工程的审计思路和方法
1
检查零星工程管理制度建立情况
检查医院是否建立完善的零星工程项目管理办法；零星工程的审批、实施、验收、支付、审价等相关内部控制制度是否健全有效；零星工程实施的工作流程是否明确；与项目相关的审核责任和审批权限是否明确；是否有明确的归口管理部门；是否存在岗位设置及职责权限不清晰、不相容岗位未相互分离等问题。
2
检查零星工程预算和计划编制情况
检查零星工程项目实施前期工作是否准备充分；是否经过申报、审批等环节；是否制定预算及工程计划，是否合理确定工程建设内容、规模、标准、造价等。
3
检查招投标及施工单位选择等关键环节情况
检查是否存在将应当招标的项目化整为零，或者以其他方式规避招标的现象；施工单位选择是否经过规范的采购程序；采购需求是否存在涉及限制或排斥竞争的情形，或设置了特殊的资格审核条件，排斥其他潜在投标人；查验施工方资质，投标供应商之间是否存在关联关系等。
4
检查工程施工管理、验收结算情况
检查隐蔽工程或重要工序的施工过程，是否办好交验手续；现场验收、签证等有关资料是否合理规范；工程量是否真实；工程款结算是否合法；有无偷工减料、高估冒算、虚报冒领工程款等问题；竣工结算中各种调整系数、设计变更和结算增加的费用是否合规、真实、准确；各项定额、费率是否符合有关规定标准。
5
检查工程档案管理情况
检查档案是否统一管理，归档与项目建设是否同步，项目结束后是否及时归集整理资料，是否妥善保管批复文件、招标文件、概预算文件、投标文件、中标通知书、施工合同、验收证明、工程结算等重要资料，确保归档资料完整、规范。
五
加强医院零星工程管理的几点建议
01
统一归口管理，完善零星工程管理制度
为了提高零星工程管理的质量和效率，医院应对零星工程管理部门进行整合，归口管理，并明确相关部门的岗位职责；应依据国家和地方有关法律法规，结合自身实际情况，建立健全零星工程管理制度，对工程立项与审批、招投标、工程变更及签证、工程款支付、合同签订、验收结算、档案管理等重点环节明确标准规范，从制度上对各环节加以约束。0
02
做好工程前期规划，合理使用资金
首先，根据发展需要，做好零星工程年度计划，确定优先顺序，并使零星工程具有前瞻性；其次，对于金额较大的零星工程，在施工前应进行项目可行性研究，并做好相关预算工作，减少盲目性；最后，为确保工程按照图纸进行，医院应和施工单位进行深入沟通，共同做好前期的准备工作，并根据现场的具体情况，认真细化施工方案，以确保工程的顺利进行，降低施工中的风险。0
03
加强现场监管，严格签证管理
对于金额较小的零星工程，结算时大多以现场签证代替施工图纸来报送工作量，为此，加强现场监管和签证管理尤为重要。基建管理部门人员应经常深入施工现场，对整个施工过程进行监督、管理、把关，防止施工单位偷工减料、以次充好。工程变更要做到科学、合理、经济、可行，坚持“先批准、后变更、再实施”的原则，严格按规定程序和审批权限办理。
针对现场签证的规范性，医院可根据自己的工作情况，制定有针对性的模板规范签证内容，以明确施工责任归属、用工用料情况、施工时间、验收情况等内容。
04
强化档案管理，规范文件归档
要加强工程项目资料管理，建立工程资料归档目录，对工程归档资料范围，工程档案移交时间、移交流程及要点要进行明确并严格执行。需要注意的是，工程归档资料均需保留原件，提供给其他科室或单位相关资料时，要以副本形式提供，如原件出借需进行登记并及时收回，确保工程档案完整齐全。
六
结语
加强医院零星工程管理并非一朝一夕能够完成，医院应给予足够的关注，建立并完善健全的内控制度，并加强基建、财务、审计、纪检等部门的联动，只有多方协同、各司其职，才能在零星工程质量、造价、效益等方面进行有效的管控。内部审计部门需要根据零星工程的特点加强法规制度和技术研究，努力提高自身专业能力，同时加强相关领域知识的学习，掌握精准的审计方法，为规范项目工程管理、提高资金使用效益发挥积极作用。
文章摘自《中国内部审计》杂志2023年第4期
作者：毛琼 仇洁
单位：上海中医药大学附属岳阳中西医结合医院 上海市皮肤病医院
编辑：臧伊杰
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