企业在进行知识产权贯标申请时会有诸多的流程,如何进行内部审核,企业内部审核的流程又有哪些呢?接下来小编就为您一一解答:

知产贯标如何进行内部审核

定义:内部审核也称第一方审核,由组织自己或者以组织名义进行,用于管理评审和其他内部目的,可作为组织自我合格声明的基础。

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知产贯标内部审核流程

1.制定年度审核计划

年度审核计划是根据一年的企业实际运行情况制定的,其中包括审核次数、大概审核时间、审核方式、审核范围等。年度审核至少每年一次,间隔不超过12个月,且一个审核周期内应覆盖所有要素、体系覆盖范围场所和活动。

2.成立内部审核组

由企业管理者代表任命内部审核组组长、指定审核组成员,成立内部审核组。内审员通常由熟悉《规范》标准又熟悉本企业管理状况的人员担任。组建审核组时应考虑内审员的独立性,因此,内审组成员要求至少2人且内审员不能审核与自己工作相关的内容。

3.制定内部审核实施计划

内部审核实施计划是根据年度审核计划制定的更为详尽的实施计划,一般由内部审核组组长组织编写。计划应包括审核目的、审核范围、审核准则、审核日期、受审核部门名称、内部审核组人员及分工和审核日程安排等内容。

4.编制内部审核检查表

为确保内审的完整性和有效性,内审员应根据内部审核实施计划的安排,编制内部审核检查表,列出与受审核部门有关的项目和要点。

5.首次会议

首次会议一般包括以下内容:

(1)会议开始:参加人员签到,审核组长宣布会议开始,适时请企业领导讲话。

(2)宣布审核计划,明确审核目的、范围和依据准则。

(3)介绍审核组成员及分工。

(4)强调审核的原则:强调审核的客观、公正性,说明审核是抽样的过程以及提出不符合项的报告形式等内容。

(5)确定末次会议的时间、地点、出席人员等。

6.现场审核

现场审核阶段,内部审核组组长负责审核全过程的控制。内审员按照内部审核实施计划和内审检查表,通过提问和交谈、查阅文件和记录、现场查看等方式来收集客观证据。现场审核应收集组织内符合和不符合标准或文件两方面的证据;审核组应确保内部审核记录清晰、准确、可追溯,并依据标准或有关文件中相应条款的要求做出符合或不符合的判定;审核中认为不符合的结果应得到受审核部门的认可。

7.审核组会议

审核组会议在审核工作完成后召开,由内部审核组组长主持,内部审核组成员参加,主要目的在于讨论并解决内部审核中有争议的事项、整理当天审核结果。

8.开具内部审核不符合项报告

不符合项报告由内审员根据审核情况开具,依据不符合的严重程度,不符合项分为一般不符合项和严重不符合项两类。不符合项报告至少包括以下内容:受审核部门名称;审核日期;不符合事实描述;不符合标准或文件依据;不符合类型;纠正和预防措施及完成日期;纠正和预防措施的验证。

9.末次会议

末次会议的主要目的是向受审核部门介绍审核总体情况、提出后续的工作要求,也标志着现场审核的结束。末次会议一般包含以下内容:

(1)参会者签到,审核组长致谢受审核部门在审核期间的配合。

(2)重申审核的目的、范围和依据。

(3)介绍审核的总体情况,宣布审核结论。就审核情况进行介绍,全面总结体系工作的优缺点,对企业的管理体系的符合性和有效性等做出结论。

(4)宣读不符合项报告,说明不符合项的数量、分类并依次宣读。

(5)提出整改措施的要求,完成整改措施的时限和验证整改措施的方法。

(6)强调审核的局限性:审核是抽样进行的,存在一定风险。

(7)审核组长宣布本次审核活动正式结束,并再次向受审核部门在审核期间给予的配合和支持表示感谢,适时请领导讲话。

10.内部审核报告的编制、分发

内部审核报告由审核组长组织编写,经领导批准后按照分发范围发至相关部门和人员,内部审核报告至少包括以下内容:审核日期、审核目的、审核范围、审核依据、审核准则、受审核部门、审核组成员、不符合项及不符合项分布、体系审核的结论性意见和内部审核报告分发清单。

11.不符项整改、验证

(1)对开具的不符合项,负责部门负责分析原因、制定整改措施并实施整改。

(2)对整改完成的不符合项,内审员应进行跟踪验证,验证的内容包括:整改措施是否按规定的日期全部完成,是否达到预期效果等。

(3)整改措施实施过程中如发生问题不能按期完成时,责任部门应向管理者代表说明原因,申请延长期限;如在实施过程中涉及几个部门,发生争议并难以解决时,可请管理者代表协调并制定解决方案。

以上就是企业在知识产权贯标之前内部审核的干货,内部审核是对企业某一特定时期进行的抽样检查,由于不能涉及企业所有时间、活动和员工,且抽样具有随机性,因此,审核具有不确定性。同时,内部审核应力求抽样具有代表性,以保证内部审核的客观、公正性。