项目管理5大流程：启动、规划、执行、监控、收尾
第一桶金学派
2024-07-26 09:52湖南
项目管理5大流程：启动、规划、执行、监控、收尾
一个人的项目管理能力，决定了这个人的人生高度。
无论是在工作中还是生活中，我们都需要进行各种各样的项目管理。
项目可能是一次创业、可能是公司的一个新项目，可能是一场会议，甚至可能是一次约会……
无论大小，想顺利完成项目，都需要有一个良好的项目管理能力。
项目管理核心就是组织资源、达成目标。
项目管理可以帮助我们明确目标和任务，制定相应的工作计划、更好地整合资源，分配资源、更好地沟通和协作、更好地控制风险，最终确保目标的达成。
项目管理是每个人必备的底层能力，是决定一个人做成事情的底层能力。
项目管理如何做呢？
今天，我就从项目的启动、规划、执行、监控、收尾５大过程的解析，来帮助大家建立项目管理能力的基础框架。
流程一：启动
对于项目启动的环节，有3大核心内容：
1、项目价值研究
2、项目启动准备
3、项目的启动会
接下来，我就从每一个核心来给大家做出详细的分享：
核心1：项目价值研究
价值研究是整个项目的第一步，是从一个想法到一个项目的孵化过程，这个阶段的主要目的是搞清楚做这个事情能不能做？有没有足够的价值和利润？我们是否有能力做成这件事情？最终确定是不是要开始这个项目。
核心2：启动的准备
对于项目的启动准备，核心是要弄清几个问题：
●项目目标是什么？
●项目包含的内容（范围）是哪些？
●项目的关键里程碑怎么确定？
●项目的人员组织架构是什么样的？
●项目的信息怎么做同步？
接下来，针对这几个问题，我就来给大家一一做出分享：
第①个：项目目标
大家都知道爱丽丝梦游仙境的故事，里面有一个场景：爱丽丝跟着一个兔子掉进了井里，从而到了一个神奇的世界，在这个是世界里，她迷路了并遇到了笑脸猫。
爱丽丝问这只猫：“请你告诉我，我该走哪条路？”
猫说：“那要看你想去哪儿？”
爱丽丝说：“我不知道要去哪儿。”
猫说，“那么走哪条路也无所谓了。”
——爱丽丝梦游仙境记
忽视目标是项目管理中一个比较常见但又非常致命的问题，俗话说“不忘初心”、“以终为始”就是常见的针对这个问题的提醒。
项目目标一个重要的要求就是必须满足SMART原则，我们千万要记住项目结束的时候就是要用这个目标来衡量我们项目的成败，如果是一个不能用来清晰指导我们判断项目成败的目标一定不是一个好的目标。
项目目标一定要清晰地写出来，并获得项目发起人和主要干系人的确认，有了项目目标，后面的工作才能有据可寻。
第②个：项目范围
项目范围是确定在项目里要做什么和不做什么。
项目范围是逐步细化的，在启动阶段不强求细化到具体的需求粒度，但必须确定范围和边界，这样才能确定干系人，框定投入项目的人力资源。
确定项目范围的过程可以理解成是一个先发散再收敛的过程：
●在开始的时候要加入更多的项目关系人参与到项目范围的收集和讨论中来，目标是防止重要的项目范围被遗漏。常见的情况是只关注了功能性的需求，而遗漏了性能、可测性、运营支持类的需求，导致项目进行中才发现，导致项目范围扩大，项目交付时间不可控；
●为了保证项目效率和 ROI，我们肯定不能接受包罗万象的项目范围。当经过充分的项目范围发散之后，就要开始项目范围的收敛了。项目收敛的方法有很多：
●需求和项目目标的关联程度
●项目时间和项目资源投入的限制
●ROI（投入产出比分析）
●需求是否可验收可度量
第③个：项目关键里程碑
项目启动准备的第三个非常重要的事就是确定项目的关键里程碑。
里程碑是项目组根据历史的项目经验或者参照其他项目，团队做的水平，制定的里程碑，是大家达成一致的结果，是项目的内部基准，大家都按照这个做事。
这种里程碑由于是柔性的影响项目，更加能够体现项目管理水品。
里程碑不等于期限：期限（deadline）其实没有什么可讲的，那是强制性的约束条件，你必须遵守。
但是里程碑不是，它充其量在约束方面算是参照系，而不是强制约束。
而期限或者 deadline 是强制性的约束，不是项目组能左右得了的。
比如商务合同，订单，备忘录中书面或者口头承诺。
这种里程碑是外部的。
如果你不执行，就要准备承担相应的后果。
考虑到后果和商誉的影响，这些是强制性的，都是要做的。如果变更，就准备好承担相应责任。
在不同的项目情景里，我们可能会用到不同的项目关键里程碑划分的方式，最常见的两种方式有：
●强调过程的按阶段拆分
●强调结果的按迭代拆分
第④个：项目人员组织架构
项目干系人我们可以从这两个维度来识别：
●参与项目的人：项目直接关系人包含：项目团队、项目经理、职能经理等；项目发起人；业务伙伴、合作厂商、第三方资源等等。
●受项目影响和影响项目的人：客户/用户；政府或社会团体机构；普通公众。
识别干系人我们不是把干系人找出来就可以了，还需要识别每个干系人对项目的需求和期望、对项目的贡献、影响及其制约作用等这些都是要整理记录下来，准备后续的管理。
识别出项目关系人是第一步，下一步我们要梳理出项目的关系人组织架构，理清关系人之间的业务关系。
第⑤个：项目信息同步机制
项目信息同步机制的确定是项目启动准备中非常重要的一环，让项目中的信息做到快速平稳的流动，做到项目信息对项目干系人公开透明是降低项目风险、推动项目进展的重要手段。
常见的一些同步方式比如有：
项目例会、
项目周报、
每日早会、夕会等等
核心3：项目启动会
项目启动会是项目启动阶段的一个高潮，也是终点，所有启动准备的付出就是要在这个会上做一个整体的亮相。
首先，我们要澄清项目启动会的目标和价值。一般来说我们项目启动会有下面几个目标：
●拉齐参与人对项目的认知
●项目经理获得项目管理授权
●取得管理者对项目投入承诺
●明确项目管理机制
●鼓舞项目参与者士气
流程二：规划
任何工作开展之前必须先做周密的计划。
一个项目的最终目的是实现项目目标，而项目目标由项目范围、质量要求、时间期限和成本限制4个要素所构成。
所以，需要制订实现和满足这4个目标的范围计划、质量计划、进度计划、成本计划。
人力资源、沟通、风险和采购管理有助于项目目标的完成，所以也必须对这几个方面的活动作出计划和安排。
这一要求其实并不难理解，但我们需要知其然并知其所以然，需要理解计划的真正作用。
比如：
第一，有效地配置资源，减少重叠和浪费，提高项目的实施效率。
第二，有了计划，就使得后面的实施活动有了参照物。
第三，要做计划，就必须对未来做出预测，并以此来规划未来的活动安排。
第四，制订计划过程活动本身就是一种建立高效团队的必要过程。
项目规划重点包括以下2大内容：
第1个：项目规划5大步骤
步骤①：明确项目目标
项目目标是项目成功的基础，项目经理需要和利益相关者一起明确项目目标。
步骤②：确定项目需求
项目需求是指项目成果必须满足的条件和功能，是项目成功的关键。
项目经理需要与业务代表、用户和利益相关者进行沟通，以了解他们的需求和期望，并将这些需求和期望转化为可执行的项目要求。
步骤③：管理项目进度
管理项目进度是确保项目按时完成的关键。
步骤④：管理项目风险
项目风险是项目成功的主要威胁之一，因此项目经理需要制定风险管理计划，以识别、评估和处理风险。
步骤⑤：确定项目质量标准
项目质量标准是指项目成果必须满足的质量要求。
项目经理需要与利益相关者一起确定项目质量标准，并制定相应的质量管理计划。
第2个：项目规划4大核心
核心①：时间表的制定和跟踪
时间表是项目计划中非常重要的一环，其制定需要充分考虑各项任务的优先级、执行时间和依赖关系等因素。
在制定时间表时，一定要确保有充足的时间留给处理可能出现的问题和变更。
跟踪时间表的执行情况也是至关重要的。
通过不断关注、调整和优化时间表的执行进度，可以避免因拖延或时间不足等原因导致项目失败。
核心②：资源分配的策略和管理
在项目规划中，合理分配资源可以有效提高项目顺利执行的成功率。
资源分配的策略一般涉及多个方面，包括人员、资金、设备等方面。
需要注意的是，资源分配需要充分考虑各个因素之间的权衡，以及未来可能出现的变更和调整。
此外，对于不能满足需求的资源，也需要及时调整和优化。
核心③：任务分配的合理性和实现
任务分配是指将项目中的各项任务分配给不同的成员，以确保项目计划的顺利执行。
任务分配需要充分考虑各成员的专业能力、优先级、沟通能力等因素。
在实现任务分配时，需要注重沟通和协调。
例如，对于需要不同成员协同完成的任务，需要确保任务之间的依赖关系合理并明确，以避免出现每个成员单打独斗的情况。
核心④：跟踪和协调的重要性
在项目规划中，跟踪和协调是非常重要的。
通过及时掌握各项任务的执行情况和实际情况，可以在问题出现时及时调整和优化。
同时，对于各项资源的使用和分配也需要进行跟踪和协调，以确保能够及时满足项目需求。
一个工作，一个项目，一般来讲都不是一个人的能力可以完成的，所以项目负责人要根据实际情况，将项目进行拆解，分别交由不同的职能部门负责，也就是把大事情拆成各种小事情。
比如车辆的制作，要完成一辆整车的制造，要有专门的轮胎厂商负责轮胎，发动机厂商负责发动机等等。
流程三：执行
项目执行是指按照项目计划和目标，组织和实施各项活动，达成项目所期望的结果。
在项目执行过程中，需要对进度、成本、质量等方面进行监控和管理，及时发现问题并采取措施解决。
同时，还需要与项目相关的各方进行沟通和协调，确保项目进展顺利，并在规定时间内完成任务。
项目执行是将项目计划转化为具体行动的过程。
其主要包含了以下几大内容：
内容1：项目执行的过程
第①步：资源分配
根据项目计划，为项目分配所需的人力、物力、财力等资源。
第②步：任务分配
明确项目团队成员的职责和任务，制定个人工作计划，确保项目按计划进行。
第③步：进度控制
跟踪项目进度，确保项目按计划进行，对可能出现的进度偏差进行调整和纠正。
第④步：质量控制
确保项目质量达到预期目标，通过质量检查、测试等手段，对项目成果进行把关。
第⑤步：风险管理
识别、评估和应对项目中可能出现的风险，确保项目顺利进行。
第⑥步：沟通协调
在项目执行过程中，确保项目团队成员之间的有效沟通和协作，处理项目中出现的问题和冲突。
第⑦步：变更控制
对项目中出现的变更请求进行评估和处理，确保变更对项目目标的影响最小。
第⑧步：成果验收
在项目阶段完成后，对项目成果进行验收，确保达到预期目标。
内容2：项目执行的6大注意事项
事项①：明确团队目标和期望
确保团队成员都清楚项目的目标和期望，明确他们在项目中的角色和责任。
这样可以提高团队成员的工作动力和参与度，同时也减少工作重叠和沟通不畅造成的问题。
团队目标的确认，可以让团队优先完成客户重点关注的事项，优先交付客户最看重的功能，聚焦项目最重要目标，提高项目执行力。
