写标书时，首先得保证它结构完整，任何重要信息和资料都不能落下。但仅有完整的结构还不够，得让标书里的每一部分都足够吸引人，特别是要引起招标专家的注意。所以，打造一份既能让招标人注意，又能让评审专家愿意去仔细看的标书，真的是非常重要。
一、细化目录
鉴于标书往往篇幅较长，评审人员难以一字不落地通读全文，他们通常会先浏览目录，以便对项目有个初步的认识。因此，在编制目录时，务必确保其详尽程度能让评审人员仅通过目录就能大致把握招标文件的核心内容。目前，不少企业在编制招标文件时，目录设计得过于简略，无法有效地传达必要的信息。
那要细分到什么程度呢？
写目录的时候，3-4层的结构最合适。别太简略了，至少得有3层，不然内容看着太笼统；也别太复杂，超过4层就显得冗长了。记得用一个标准的层次格式，这样看起来整齐，也不容易搞混。如果是特定的标书，那就得按照标书内容的顺序来排目录。
二、篇幅要多
在传统的招标流程里，标书的厚薄往往被看作是衡量工程准备是否充分的一个直观标准。比如说，如果大多数投标人的建议书都超过了500页，而某家公司只提交了不到50页，评审员可能会因为这份建议书太短而给它打低分。所以，我们建议适当增加标书的长度和内容量。
标书长，标题自然也多。就算文档不长，也得保证有足够的标题，因为评审专家可能更倾向于先浏览标题。一份标准的标书通常包含报价档、商业档和技术档三大块。每部分的具体内容会根据投标人的特定需求有所不同。比如，报价文件里会有报价函、汇总表和分项报价单等；商业文档里则会有企业简介、资质证明、质量保证和服务承诺、获奖证书等必要材料。
三、关键内容不能缺
在准备投标文件时，必须包括以下关键内容：
- 投标函：证明投标人愿意遵守招标文件各项规定的书面文件。
- 投标报价表：详细列明投标报价的各项内容，包括总价、分项价等。
- 技术方案：针对招标项目的具体技术要求，提供相应的解决方案。
- 商务条款响应表：对招标文件中的商务条款进行逐一响应，表明投标人的态度和承诺。
- 资格证明文件：证明投标人具有实施招标项目的能力和信誉。
- 投标保函或投标保证金：保证投标人在投标有效期内履行义务的担保。
四、突出标书特点
在标书编制过程中，通常会包含大量关于公司、商业和技术的信息。为了凸显标书的独特之处，应当着重介绍具有创新性的技术方案、施工方法或设备的特性，并在文档中显眼位置以表格形式进行总结，以便评标专家快速识别与评价。
在编写标书时，务必遵循其中的特殊要求。若文档中未明确提及某项需求，你可尝试添加相关内容以提升标书的完整性和吸引力，但需确保所有添加的内容都是恰当且有序的。若投标文件中已有具体说明，则必须严格遵守，并精心组织所需材料。
至于文件结构，建议将重要信息置于目录页之后，便于评审者快速定位。若技术内容较多，可再次将其置于相应章节的目录页之后。若实施中存在困难，也可将其置于文末，以引起评标专家的注意。
在介绍过程中，“简洁明了”是基本原则。为确保评审人员能够抓住标书的重点与优势，可在各章节中反复强调。例如，在总体概述之后，可在每节开头简要复述该节要点。通过重复强调，可帮助招标人更好地关注关键信息，降低被忽视的风险。
五、注意编制顺序
参与工程招投标活动时，熟悉投标文件的标准化与规范化流程至关重要。首要步骤是根据招标文件中的具体规定与条件，精心组织标书目录。若招标文件中已明确规定了目录内容及顺序，投标方需严格遵循这些要求进行编制。若未提出特定要求，投标者则可依据招标文件提供的格式模板并结合个人经验，自主设计目录结构。
构建目录框架时，应直接依据招标文件中关于“标书内容”的指导进行复制粘贴，并确保该框架完全遵循投标文件的规定，不得随意更改。若招标文件中未详尽阐述“标书内容”，投标者可参考建议的格式模板，并结合过往标书内容作为参考。在此基础上，还需根据具体的商业条款和技术规范，进一步细化和完善标书内容。
最后，参照评分细则中的具体要求，对标书进行最终的补充与优化。这一过程不仅能助力评审人员迅速定位关键信息，还能显著提升标书的专业水平及完整性。