翰林院专掌制诰、史册、文翰等事务，负责考察并评议制度，详细校正各类文书，并备天子顾问之需。遇国家大政事、大典礼，翰林院需召集诸臣共议，与各部门共同参决。
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明朝翰林院组织架构图
翰林院主官为学士，品级为正五。
其下设有侍读学士、侍讲学士各二人，品级均为从五品；侍读、侍讲各二人，品级均为正六品；五经博士九人，品级为正八品且职位世袭；典籍二人，品级为从八品；侍书二人，品级为正九品，但此职位后来不常设；待诏六人，品级为从九品，同样不常设；孔目一人，未入流；修撰品级为从六品；编修品级为正七品；检讨品级为从七品；庶吉士则无定员。
学士、侍读学士、侍讲学士均属学士之列，他们除负责翰林院的日常管理工作外，更常担任皇帝的顾问。皇帝赋予他们极高的荣誉，当天子亲临太学听讲，或举行郊祀庆成等宴会时，学士需侍坐于四品京卿之上，以此彰显其尊崇地位。
除学士之外，明朝翰林院中还有侍读、侍讲，他们专门负责讲解并诵读经史典籍。此外，这一板块还设有特殊的五经博士，他们分别掌管专门经典的讲解与传授工作。
值得注意的是，这些五经博士的后裔能够世袭获得圣贤先儒的优给待遇，但他们并不需要参与书院的具体事务管理。
明朝翰林院的内务事务则由典籍牵头，侍书、待诏、孔目协助，共同掌管翰林院的章奏、文移之事，并负责管理翰林院的图书。
修撰带着编修和检讨，他们一起构成了史官团队，负责记录王朝的历史。修撰主要负责修实录，记录皇帝的言行，讲解经史，还要写典礼的文稿。
检讨主要负责修国史，就是写国家的历史。而编修则更多地负责起草诏书和处理机密文件，为王朝的政务提供支持。
最后来说下庶吉士群体，他们主要由科举考试中选拔出的具有潜质的进士担任，类似于今天的企业管培生。
在任期间，他们有机会参加“转正”考核，每三年进行一次。通过考核并留下的人，如果是二甲出身，则会被授予编修职位；如果是三甲出身，则会被授予检讨职位。
而那些未能留下的人，则会转任其他职位或被外放。
明朝宣德五年时，曾命令学士负责庶吉士的教习工作。而到了万历年间以后，这项教习工作则由吏部和礼部的侍郎共同负责。
为什么明朝很多尚书也兼任大学士呢？自成化年间起，周洪谟之后，礼部尚书与侍郎的职位必须由翰林出身的人担任，而吏部两位侍郎中也必须有一人出自翰林。
凡是由翰林出任尚书的人，都需要兼任学士衔，六部都遵循这一惯例。侍郎则需兼任侍读或侍讲学士衔。