被害人及代理律师以“事实清楚，证据确实充分”的证据标准收集了涉案证据材料后，还需要对这些证据材料进行详细整理，而且必须非常规范。对涉案证据材料的规范整理，需要重点关注证据的来源、证据的刑事、证据的程序、证据的说明、证据的分组等问题。
根据《公安机关办理刑事案件程序规定》（2020）第一百七十五条，“公安机关接受案件后，经审查，认为有犯罪事实需要追究刑事责任，且属于自己管辖的，经县级以上公安机关负责人批准，予以立案”因此，刑事控告时，被害人及代理律师要帮助侦查人员把他们要做的工作、要梳理的犯罪事实、要收集的犯罪证据资料都收集好、整理好，让他们拿到刑事控告资料时，就可以轻易判断确实存在犯罪事实、需要追究被控告人的刑事责任、且属于他们管辖的范围，符合刑事立案的条件。
（一）证据的来源
刑事案件中，证据来源大致有几个方面：被害人或被害单位提供；被害人的亲戚、朋友、被害单位的员工以及及其他证人提供；第三方机构作出具的。不论证据从何而来，收集整理证据材料时，都需要清晰注明证据的来源，如有必要还可以将证明证据来源的证据材料（如快递单）一并收集、提取。
例如，在日本某电器公司被职务侵占控告维权一案中，刑事控告的主要证据是由被害单位提供的材料、被害单位员工出具的证词、经销商作为相关方提供的材料，以及第三方机构出具的专项审计报告。此时，每一份证据都需要有提供人的签认、有提交人签章。
司法实践中，每一份证据材料上，都要能够清晰明了地反映证据的来源，并由提供人签名、捺指印或盖章、 盖 骑缝章。个人提供的证据，需要由提供人签“以下证据材料由我本人提供，共多少页，原件与复印件一致，原件存于我处”，并注明日期、签名、捺指印。单位提供的资料，需要注明“本证据复印件由本单位提供，复印件与原件一致，原件存于我处”之类的说明，并且盖公章和骑缝章。确保证据来源清晰明了，对于代理律师而言，是很好的风险防范措施。一旦某一份证据是伪造的，也有明确的责任主体，不会由此追究代理律师的执业不规范甚至伪造证据、妨害作证等法律责任。
在刑事控告时，公安机关也往往会严格把关证据的来源，要求证据提交人在每一页证据材料上都签认“复印件与原件一致，共X页，由本人提交。”并由提交人签名、写日期、按指印。
（二）证据的形式
证据的形式是指证据的呈现形式问题。不同的证据种类有不同的证据形式，需要结合案件实际选择适合又不损害证据内容的证据形式。同时，证据的呈现形式也必须符合刑事诉讼的证据要求。例如专项审计报告就不宜以“会计咨询报告”“商定程序报告”等形式呈现。
1、证人证言 的 取证形式。证人证言有侦查机关的询问笔录、辩护律师制作的调查笔录、证人自行书写的情况说明等多种呈现形式。在代理被害人控告维权过程中，如果是证人本人出具情况说明，我们往往优先选择让证人按照一定的格式自行书写情况说明的形式出具证言。例如“本人XXX，身份证号XXX，家庭住址XXX，单位XXX，关于XXX事情的经过，我向贵局/贵院作如下说明：......以上是本人对XXX事情经过的情况说明，本人保证上述陈述完全属实，且自愿作出，如有不实，愿意承担相应的法律责任。”证人证言具有较大的主观性、不稳定性，容易出现失真、伪证等情况。以证人自行书写情况说明的形式呈现证人证言，能最大限度地避免被害人及代理律师的取证风险。
2、银行流水、合同、财务账本、企业OA系统资料等书证的证据形式。对于书证，原则上都需要提交原件。但是，在司法实践中，被害人及代理律师往往可以提交复印件，注明“复印件与原件一致”，并加盖公章和骑缝章即可。证据的原件由被害人或被害单位保管好，留存核对。例如OA系统文件，被害单位可以将OA系统文件导出打印，或者拍照打印出来以书证的形式提交。但需要注明在证据中注明“复印件与原件一致，原件存于我处”，并加盖公章、骑缝章。此类证据，公安机关基本都会在刑事立案后进行二次取证，由公安机关再次收集调取。
3、手机短信、微信记录、网页、邮件记录等电子证据。这些电子证据的提取，首选的是公证提取，经过公证的电子证据效力比较高。在没有进行公证的情况下，也应将相关短信、微信记录、网页、邮件记录拍照、截图打印的形式提交，以清晰反映该电子证据的全貌为基本要求。此类证据，公安机关也往往会在刑事立案后进行二次取证，按照公安机关的取证程序再次固定相关证据。
4、监控录像等视频资料。对这些视频资料的呈现形式，可以有两种方式处理：其一，将涉案部分录像拷贝进光盘，提交给办案人员，作为证据使用；其二，将监控录像关键部分截图打印出来，并作一定的说明提交。司法实践中，我们建议这两种方式同时使用，既保证的证据材料的完整性，也能突出重点，并向办案人员作出适当的证据解释。
5、专项审计报告、鉴定意见等资料。刑事控告中遇到的专业问题，往往需要提交给专业机构出具专业意见。经济案件的刑事控告中，专项审计报告就几乎是不可缺少的证据材料。例如，在职务侵占案件中，不管被害人及代理律师对涉案犯罪数额 计算得多么 详细、精准，刑事控告时，公安机关大多都会要求被害人及代理律师提交会计事务所出具的专项审计报告。又如，在侵犯商业秘密案中，刑事控告时，涉案的被控告人是否侵犯商业秘密、涉案信息是否为商业秘密，也往往需要由知识产权鉴定机构出具专业鉴定意见，公安机关才能初步认可侵犯商业秘密的犯罪事实。
（三）取证的程序
代理律师 调取证据，应当尽量参照公安机关取证的规范程序进行 ，被害人调查取证也需要在代理律师的指导下进行。尽量确保所取得证据的合法性，同时大限度地规避代理律师及被害人的取证风险。
1、 向有关单位调取证据时， 需要注意由相关单位对证据材料的来源予以盖章确认。如有必要，代理律师还可以 采取规范的公函往来 的取证 模式，每一个调取证据 的 环节都尽量正规，有据可查，以应对可能发生的奇葩刁难。
2、调取证人证言，如果让证人自行书写情况说明，则取证程序相对简单。如需要对证人制作调查笔录，则 尽量由两名以上律师协同参与 取证 ，询问证人，应当个别进行。询问前，应当了解证人的身份，证人、犯罪嫌疑人、被害人之间的关系，应当告知证人 的权利义务，应当 如实地提供证据、证言 ，以及 有意作伪证或者隐匿罪证应负的法律责任。 调查取证时， 不得向证人泄露案情或者表示对案件的看法，严禁采用暴力、威胁等非法方法询问证人。
3、境外证据取证程序。 《刑事诉讼法解释》第四百零五条 规定： “当事人及其辩护人、诉讼代理人提供来自境外的证据材料的，该证据材料应当经所在国公证机关证明，所在国中央外交主管机关或者其授权机关认证，并经我国驻该国使、领馆认证。”因此，辩方调取境外证据，必须经过公证认证手续 。在司法实践中，除了公证认证，往往还需要委托有资质的翻译机构将证据翻译成中文文件，才能在大陆刑事诉讼中成为适格的证据。
（四）证据的说明
刑事控告书都比较简短，而证据材料往往比较多，办案人员对控告犯罪事实的来龙去脉可以通过刑事控告书了解，但往往无法快速了解证据内容及证明事项。所以，代理律师需要在证据清单中，对每一份证据的来源、数量、证据内容、证明事项等，都作出清晰的说明。如有必要，可以额外提交一份关于证据材料的详细解释说明给公安机关。
例如银行流水。被害人及代理律师提交银行流水作为证据，其中的资金往来数量往往比较多，为方便办案人员审查，被害人及代理律师需要将银行流水中与案件有关的项目特别标注出来，甚至可以做一定的解释。既方便查找，也方便理解。
又如微信聊天记录、转账记录等，这类证据是客观的书证，公安机关不一定能直观看到这些聊天记录是谁跟谁的聊天、谁跟谁的转账记录，他们跟本案有什么关系，这些聊天记录、转账记录与刑事控告有什么关系等。代理律师需要让聊天记录、转账记录的提交人进行详细解释。例如“以上是XXX给我XX元的转账记录，总共转了X次，共计XX元。”“以上是我与XXX关于XXX的聊天记录，共计XX页。”
（五）证据的分组
证据材料往往需要按照一定的顺序分组，让证据井然有序，办案人员一目了然。一般来说，按照证据类型分组、按照证据来源分组或者按照犯罪事实的证据分组，都是可以根据具体案件情况、犯罪事实复杂程度选择适用分组方式。例如，在犯罪事实单一的案件中，根据证据类型分组是不错的选择。又如，在证据来源比较复杂的案件中，根据不同来源分组，也是不错的选择，如此可以确保每一份证据的来源清晰。将证据分组后，代理律师可以制作证据清单，将每一份证据的证据名称、证据内容、证明目的、证据来源、页数等都详细列明。
例如，在XX制品有限公司被职务侵占刑事控告一案中，我们第一次去公安机关刑事控告时，公安机关接收了我们的刑事控告书和少部分证据材料进行初步审查。几天后，公安机关让我们过去现场沟通。在现场沟通时，办案人员拿出一张“XX制品有限公司控告职务侵占案需搜集证据的证据材料”，这份材料是办案人员根据被害单位的刑事控告书所总结出来，本案需要被害单位提供的证据材料。如果我们没有提前收集好这些证据材料，刑事控告则难以继续，办案人员会要求我们提供这些资料后再受案。
实际上，我们已经准备 好 了一整个行李箱的证据材料，按照时间顺序，将每一宗控告的犯罪事实所对应的证据材料，都收集齐全、环环相扣。针对办案人员认为需要提供的证据材料，我们逐一提交、当场解释清楚，办案人员亦现场核对，沟通的效率非常高。核对完后，公安机关需要的证据材料，我们基本都提供了，于是公安机关当场就出具受案回执和接受证据材料清单，安排代理律师在每一份证据材料上签名捺指印。此次刑事控告完成得非常顺畅。