档案在搜索、阅览、借出等利用环节，发挥了信息流动、传递的价值，却也面临着外泄、损坏的风险。如若不做好权限、密级的把关，对重要信息加以保护，档案信息安全问题将如同悬挂的达摩克利斯之剑，成为企业单位正常运作的隐患。
贵司对档案查用是否有做权限限制？涉密档案是否有做密级区分？档案利用的安全系数有多高？赶紧来做个简单自测↓（选a得1分，b得2分，c得3分）
1、贵单位/企业员工搜索、阅览档案，有哪些限制？
（a）基本没什么限制，员工均可搜索、阅览
（b）员工均可搜索，但阅览档案需有对应权限
（c）搜索、阅览条目、阅览内容都需依相应权限，无权限用户需依审批进行
2、贵单位/企业在档案管理工作中，有遵循明确的权限体系吗？
（a）依职级作权限区分，如管理、阅读等，未区分信息范围
（b）依部门、职能等划定可访问信息范围，未有细化的行为限定
（c）权限体系完善，依部门、职能等划定信息范围与权限行为，职权对应
3、贵单位/企业内涉密档案，有根据密级做相应管理吗？
（a）没有区分密级
（b）按《保密法》与相关规定区分密级，但实际管理与一般档案无二
（c）严格按《保密法》及相关规定，划定密级并实行保密管理
如果得分在9分（3题皆选c），那说明贵司对于档案利用的安全管控已经在Next Level，安全系数较高！
如果得分不足9分？下文分享的权限、密级管理措施，或许能为您提供参考。
01权限：规范档案利用行为
在档案管理中做权限管理，实际是在“管”什么？
严密的权限体系，包括3个管理维度的进阶叠加：明确授权范围，定义授权对象，最后选择权限行为。
（a）明确授权范围
对档案信息查用的授权范围，不仅需明确到档案某个分类，更应根据管理实况（如部门、职能等），细至分类框架的某节点，甚至是具体文件，确保授权范围准确、边界清晰。
明确授权范围后，不同员工所能查阅和操作的文件不同；不同主管的管理权限亦有区分，实现管理分权；无权限的人无法访问或操作对应信息。如：可授权业务档案对业务部员工开放访问，其他部门需查阅时可通过流程申请，由业务主管审批管理。
（b）定义授权对象
不同部门、不同岗位员工，如何按需授权？一种主流方式是：根据所选对象的部门与职能，在档案管理系统中设计专门的权限角色，如业务管理员、编辑、读者等。既便于实现批量化、标准化授权，亦利于搭建权责清晰的权限角色体系。
以在会博通文件、档案、知识一体化管理系统中，权限角色的设计和授予为例。系统预设了多种权限角色，可直接应用或调整，亦可新建角色，使角色名、权限符合管理需要。
授权时，选定了对应的授权范围后，再选定需授权的用户（如某组织或个人），最后选择对应的权限角色，即可快速、批量完成授权。
此外，会博通系统也支持不通过权限角色、直接为指定用户或组织授权。这样针对少数指定人员授权时也非常方便，可灵活契合不同的管理需求。
（c）选择权限行为
授权的最终落点，就是权限行为。不同用户针对文件可以进行哪些操作、没有权限的用户无法访问或操作，可通过权限行为的设置来限定。
一般来说，可设定的权限行为越多、越细分，可管控的节点就越周密。除了常见的管理、新增、下载、删除、修改外，会博通系统提供了区分自己创建和他人创建的的权限，区分文件条目和内容的阅读权限，共十多个细分权限项，辅助企业单位进行规范化的管理把控。
要通过权限体系，来规范档案查用行为，保证用户的操作与实际工作职能相符，档案管理系统中的权限管理功能必须具有相当高的细粒度。
会博通系统提供了细粒化的权限管理体系，具有以下5大特点：可进行管理分权、可区分文件和内容阅读权、可区分自己创建与他人创建的权限、操作权限可与密级交叉、可设定授权的有效期。并且授权方式灵活，设定方便，助力企业单位轻松打造符合管理需求的权限体系。
02密级：保护秘密信息不被泄露
密级，指的是档案文件保密程度的等级。根据《保密法》规定，保密档案划分为“绝密”“机密”“秘密”三级。
保密档案涉及到国家或企业的机密信息、敏感信息，如干部人事档案、机关文书档案、企业财务档案等。如因管理不当造成泄密，将会带来无法估料的严重后果。
管理保密档案，应依据国家保密规定及上级主管部门相关规定，结合实际情况，制定健全的档案保密制度，明确保密档案的密级划分、管理措施、保密期限、调/解密措施等。
在会博通系统，可针对分类、分类节点、文件、甚至信息来设定密级。可设定密级除了平件、秘密、机密、绝密外，还支持自定密级，方便企业单位根据实际情况做精细化管理。
密级与权限紧密关联。在为用户授权时，可限定可访问（最高）密级。设置后，指定用户仅可查阅在自身密级权限之内的文件，如选定用户可访问密级为“平件”，无法访问该密级之上的文件，需通过流程审批方可访问。
密级功能，可辅助企业单位实施保密档案合规化管理，且密级与权限交叉，构建了严密的信息安全防护网，更稳妥守护档案信息安全。
03会博通，让文档为组织赋能
会博通文件、档案、知识一体化管理解决方案，提供了档案从采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期管理功能。系统功能齐全，功能组件多样，适用场景丰富，可根据客户需求提供个性化定制方案。
会博通旨在提供的不仅是软件产品，更是全流程、一站式的解决方案服务。品牌具有超过30年的行业专业沉淀，项目经验深厚，应用客户覆盖党政军、制造、工程、房地产、能源、交通、金融、教育、医药等行业，服务遍布全国各地。
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