文/王志刚
董事的辩论不应只出现在股东内斗的公司，如果一项重大决策没有经过思想碰撞，对这一决策的思考与认识就很可能存在盲区与误解。现实中辩论是存在的，只有让不同意见的董事辩论走到阳光下，走到规则之下，走进会议的记录中，才是真正意义的“议事”
2023年，中国证券监管机构加大公司治理监管力度，改革独立董事制度，强化董事履职尽责，加强内部监督制约，通过最佳实践案例创建，引导各类主体有效参与公司治理，提升公司治理成效。越来越多的上市公司出现董事对公司年报、季报投反对票或弃权票。2024年，全面修订的新公司法将进入实施阶段，新公司法对于公司董事会决议效力和董事责任认定也提出了更高的要求。
变局时代的风，终将吹到每一个在经济海洋中起落的公司身上，也会吹到在公司履职的董事和高管身上。未来，中国上市公司董事会会议必将出现越来越多董事之间、董事与高管之间的意见分歧和争论，我们熟悉的一团和气、俱乐部型的董事会会议将发生改变。
面对这样一个新的时代，我们的上市公司是否做好了准备？这种准备既包括公司董事会在认识和应对能力方面的准备，也包括在公司治理制度，特别是董事会议事规则上的准备。
“自治”成色不足的董事会议事规则
新旧公司法关于有限公司董事会均规定，“董事会的议事方式和表决程序，除本法有规定的外，由公司章程规定”；除了原有的董事一人一票、书面记录之外，新公司法增加了出席董事和表决法定人数的规定。关于股份有限公司董事会的规则，新、旧公司法基本一致，均在董事会专节中规定了董事会的召集（提议、确定召集、通知）和召开（出席、表决、决议）的基本规则。公司法总则中规定，董事会决议内容违法的无效，违反公司章程的可撤销，召集程序和表决方式违法或违反公司章程可撤销；新公司法新增了会议召开和表决采用电子通信的规则，规定了未召开、未表决、出席或表决人数未达法定人数的董事会决议不成立。法律对于董事会的基本规则作了界定，对于违反规则会议的法律后果作了界定，董事会议事规则明确由公司章程规定。
中国证监会《上市公司治理准则》第三章第四节“董事会议事规则”规定，“上市公司应当制定董事会议事规则，报股东大会批准，并列入公司章程或者作为章程附件。”该节中另有四条分别原则性地规定了董事会会议的种类、会议通知和文件、会议记录及董事会的授权。在《上市公司章程指引》中，中国证监会规定“董事会制定董事会议事规则”，并注释“该规则规定董事会的召开和表决程序”。《上市公司章程指引》在第五章第二节“董事会”中，对董事会组成、董事会职权、专门委员会职责、董事会会议通知、会议决议、会议记录均做了规定，并在第一节明确了对董事出席董事会会议的要求。作为上市公司章程的具体示范和文本指引，《上市公司章程指引》对“董事会议事规则”的定位是清晰的，这不是董事会作为治理机构的组织管理规则，也不是董事会及其成员的行为规则，而是在公司章程已有的条款之外，另行制定关于董事会会议召开、表决程序的会议规则。
目前已废止的2013年中国银监会发布的《商业银行公司治理指引》对“董事会议事规则”做了最为具体的规定。该指引认为，内容完备的董事会议事规则包括“会议通知、召开方式、文件准备、表决形式、提案机制、会议记录及其签署、董事会授权规则等”，并规定规则中应当包括各项议案的提案机制和程序。这一规则虽只是针对商业银行的规定，但对于其他中国公司董事会议事规则的提升和改进，很有借鉴意义。
笔者研读了2023年度中国上市公司董事会治理百佳榜单中多家公司的董事会议事规则，这些规则大体可分为两类：一类是以董事会为主体进行了全面或不全面的规则汇总，内容涵盖董事会的组成和职权、董事和董事会专门委员会职责，以及董事会会议的规则，等等；另一类是以董事会会议为主体，对董事会会议的基本规则、提议、通知、议案、表决、决议、记录等方方面面进行了规定。各公司依据法律法规和监管规章，结合自身基本情况来制定董事会议事规则。但整体而言，整理、抄录中国证监会和交易所监管规定的较多，着眼于董事会会议实务、解决现实问题的较少。作为公司自治范畴的董事会议事规则，大量条文仍停留在关注会议组织与职责的状态。
董事会议事规则为何忽视“议事”？
关注会议结果，而忽视会议的全流程
董事会会议，是董事会作为公司治理核心机构履行职责的主要方式。在事务繁忙的董事长、董事和高管眼中，要事为先，董事会会议最重要的是董事们形成决定意见，这无形中就把会议等同于表决和决议了。
表现在规则上，就是对于董事会的召开方式与表决方式混淆不清。如《商业银行公司治理指引》规定，董事会会议可以采用会议表决（包括视频会议）和通讯表决两种表决方式。“采用通讯表决形式的，至少在表决前三日内应当将通讯表决事项及相关背景资料送达全体董事。”“通讯表决”基本就成为会议的全部内容，“通讯表决方式”与“会议召开方式”实际等同。2021年印发的《银行保险机构公司治理准则》则规定，“董事会决议可以采用现场会议表决和书面传签表决两种方式作出”，非现场会议方式更是直接以文件签署代替。现实中，大量的上市公司董事会决议公告，直接表述为“以通讯表决方式召开”或“以书面传签方式召开”董事会会议。
一个规范的董事会会议，必须是会议的提议、召集（通知）、召开（辩论）、表决与形成决议全过程要素齐备的。这个过程可以根据会议具体情况进行简化，但要素不能缺失，更不能一味追求会议结果而在不议事（即未开会审议）的情况下直接形成决议。
关注会议效率，而忽视会议中的公平
董事会议事规则不做细化、不做硬性规定，公司在操作上就有很大弹性，可以为效率而简化程序、降低要求。过于追求效率的会议安排，常常是以牺牲外部董事、独立董事的知情权为代价，自然会影响董事决策权行使上的公平。
关注集体履职，而忽视董事独立意见
《上市公司治理准则》规定，公司重大事项应当由董事会集体决策。但组成董事会的董事却是独立的个体，他们终将作为独立主体承担责任，因此尊重每一位董事的独立意见极为重要。董事独立履职的一个重要保证就是董事会议事规则，董事需要公司章程和议事规则提供制度保障，使其可以全面了解审议事项、充分表达个人意见。
关注实质意见，而忽视会议程序要求
商行为是一种民事行为，但又不同于一般民事行为，须遵循商业惯例和商事活动程序，具有明显的要式行为特征。因此对于商行为的法律效力，不能只重实质而轻形式。董事会会议作为典型的商业活动，需要依法履行会议程序。正如公司法规定的，违反公司法或违反公司章程关于召集程序和表决方式规定的董事会决议可撤销，而不召开董事会、不进行表决就作出的董事会决议在法律上是不成立的。董事会议事规则作为公司章程的附件，是判断董事会会议程序合规的重要依据。对议事规则的忽视，就是对会议程序的忽视，必然会存在会议决议的合规风险。
董事会议事规则的进阶之策
名实相副，建立全过程和全方位的董事会议事规则
当前董事会议事规则的最大问题就是名不副实，很多公司的规则完全是对法律和监管规定的平移，把公司章程中已有的董事会职权、董事和董事长的职责以及董事会会议基本要求等条款，以“议事规则”的名义集合在一起，完全是一种制度的重复建设或虚假建设。
董事会议事规则就应当以董事会会议为主体，对会议提议、通知、调整、召开、审议、表决、决议、执行的全过程，对会议程序直接相关的提案、召集人和主持人、记录人、会务单位等各方面主体，都作出明确、清晰、可行的规定。
建立正常的董事会会议管理规则，就要将暂缓表决和取消的董事会议题、变更审议内容的董事会会议均纳入董事会会议记录，真实地反映董事会会议召集、召开情况，实事求是地反映董事会议事和董事履职情况。以董事会顺利通过审议事项为标准来确定董事会会议，必然会带来董事会议事过程的变形。
议事规则应当删除章程已有的董事和董事长职责等一般性规定，但对于会议程序实控者——董事长，应当在会议召集、主持中的工作职责与行为规范，作出更为具体和清晰的规定，保证董事会组织议事的规范和高效。对于负责董事会会议具体实务的董事会秘书和董事会办公室，应明确其在董事会会议召集、召开过程中的履职细则。
求真务实，解决董事会议事的现实和关键问题
目前新公司法和上市公司监管规定，都在压实公司董事长、董事和高管的责任。要切实推进发挥公司董事会对经营层的监督和公司重大事项的决策职责，就需要调动董事会成员议事的积极性，并在议事规则中作出责任界定和规范要求。
1.厘清会议基本分类，明确会议提议安排
董事会会议分为定期会议和临时会议，但何谓定期会议、如何定期并无规定。相对细致的规定是香港上市规则附录，“董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开两次定期会议”。对上市公司而言这似乎不是问题，审议公司定期报告的会议即是定期会议；但从临时会议通知期的简化、灵活安排来看，不应将审议定期报告之外的董事会会议都归入临时会议。很多公司对于定期会议和临时会议的提案权利和责任、会议通知等方面都做了不同的规定。
2008年发布的《保险公司董事会运作指引》对于定期会议的界定，有一个很具实操性的规定，“为保证董事能按时出席董事会会议，提高会议决策效率和质量，董事会秘书可以于每年第四季度拟定下一年度董事会会议计划，对下一年度董事会定期会议召开的大致时间、常规议题等进行规划”，并将计划告知公司董监高及其他相关人员。有提案权的机构或个人以及负责提案工作的单位和中介，可据此提前做好提案的提出和准备工作。这个规定既明确了何谓定期会议，又为定期会议的提案提供了工作指引。但这一规定在上市公司中鲜有引入，可能与公司对于提前预告董事会会议时间和议题不大接受有关。但定期会议不定期，两种会议在提案要求上差异巨大却未进行会议内容的区分，不能不说是目前议事规则中的一大缺陷。
2.健全会议提案机制，明确相关各方责任
《罗伯特议事规则》作为协商类会议的国际通行议事规则，其中有一个重要的概念是“动议”。董事会会议是一种标准的商业协商会议，每次会议都会涉及不同层次的各种动议，但会议的提案毫无疑问是“主动议”，是董事会需要面对的主要议题。
无论是定期会议还是临时会议，都有需要董事会会议研究、讨论或辩论、表决的提案及由提案转化的议案。就董事会来说，这个“动议”需要明确一个对此负责的提案人，这是动议走向决议的需要。部分上市公司董事会议事规则根据董事会的职权或定期会议审议的事项，规定了内部人员和部门的提案拟定职责，对于临时会议的提案也规定了提案人的确定和董事长的审核。
《商业银行公司治理指引》规定，“董事会议事规则中应当包括各项议案的提案机制和程序，明确各治理主体在提案中的权利和义务。在会议记录中明确记载各项议案的提案方。”这一规则是对董事会会议提案相当严肃和严格的规定，有利于会议聚焦于提案，提高议事的效率，公司董事会在制度建设时对此可学习借鉴。
3.建立会议辩论规则，发挥董事会会议作用
会议对一个问题的处理可分为6个环节：提出动议（提案）、附议（同意召集或提交会议）、宣布议题、辩论、表决、公布结果（决议）。显然，会议的议事在辩论环节，意见的形成在表决环节。罗伯特议事规则认为，辩论是人类文明的基本元素之一，使人类能够产生理性而有价值的决定。
目前A股公司董事会议事规则中普遍缺少对会议辩论的规定，少数公司议事规则也只是规定公司和主持人要保障董事充分的发言权、对影响会议讨论者进行制止，但缺少辩论环节本应有的发言权的取得、辩论（发言）的次数与时间、辩论礼节方面的规定，如不跑题、不攻击、禁止反对已通过决议、禁止反对自己提出的动议、发言礼让于主持、禁止扰乱会场等。董事的辩论不应只出现在股东内斗的公司，如果一项重大决策没有经过思想碰撞，对这一决策的思考与认识就很可能存在盲区与误解。
目前议事规则中，只能偶尔看到关于发言和讨论的规定，董事辩论的接受度是极低的。但现实中辩论是存在的，只有让不同意见的董事辩论走到阳光下，走到规则之下，走到会议的记录中，才是真正意义的“议事”。虽然不同意见的争执可能导致董事会延期审议、董事提前退席、董事拒绝签署文件等各种特殊情况，但只有去面对，只有在规则中对各种特殊情况规定后果和应对措施，会议规则才能真正走向内容完备。
4.强化董事开会议事，避免程序虚化空转
董事会有现场召开、非现场召开、“现场+非现场”召开三种方式。不同的会议召开方式，董事会议事的实效有很大的差异，但需要董事会审议、决策的事项太多，也必然要求公司董事会通过灵活的临时会议和简化的定期会议来降低会议成本，提升议事效率。
笔者认为会议召开的方式可以实事求是进行灵活安排，但在议事规则中应明确重大决策、关联交易等不能采取非现场方式，特别是所谓书面传签方式召开。董事会会议一定要保证会议基本环节不可缺失，即提案可以简单但提案人须明确、审议内容要保证无重大遗漏和误导；非现场方式以不影响董事知情权和决策权为前提，要为非现场方式提供信息交互（辩论）的时间与空间（如微信群、电子邮件组）。那种将召开会议等同于表决的认识，极有可能在会议通知、会议辩论环节出现问题。
5. 重视电子通信会议，保证会议法律效力
新公司法规定会议召开和表决可以采用电子通信方式，这是对现实生活中以电话、视频、即时通信、电子邮件等电子途径参加会议的法律认可。电子通信参会存在着时空的距离和通信的限制，在会议过程中如何保障董事充分且合规地行使权利，涉及很多特殊问题。
首先是电子通信方式参会的确认，是以会议主持人认可的电子通信方式参与了会议进程为准，还是以完成特定方式的表决为准？财达证券议事规则规定，非以现场方式召开的，以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或者董事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。其次是如何确认电子通信参会董事的表决结果，如果会议当场表示的意见与会后董事书面提交的表决票意见不一致如何处理？再次是董事采取电子通信方式表决，在会议表决文件合规性管理、会议记录签署上将面临一些现实问题。
因此，公司在实施电子通信方式参会和表决上，需要保持足够的谨慎，需要在议事规则方面进行更为严谨的制度设计，避免影响会议决议的法律效力。
守正务本，打造真正有助于实现良性治理的规则
工于计，莫如公于心。董事会议事规则多体现公司董事长和公司大股东、实际控制人的意见，前者是董事会的召集人和主持人，后者则是股东意志的体现者。这一规则的制定，是对各方商业智慧和管理认知的考验。与其在制度上动心思，大股东和董事长不如放下执念，接受董事会“和而不同”的价值取向，真正理解董事会作为公司治理中心机构的作用，尊重各位董事个人的决策权力和能力，构建一个尊重公司治理各方面主体权利、解决董事会会议实际问题的规则。
坚守良性公司治理的正心正念，才会有不回避问题、不担心辩论、不甘于形式、确保真正“议事”的董事会议事规则；而唯有这种尊重对方、亦得对方尊重的规则，才能够真正支撑起长期和谐的公司治理生态。
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作者系北京上市公司协会董秘委员会副主任