文 | 彭丽
“这种案卷归档模式十分便捷，法官可以在电子卷宗模块随时看到案件卷宗，方便掌握案情，质证也可以在网上实现，同时减轻了工作量，无须编页、打封皮，只要点击鼠标，过去数十册卷宗即可变成寥寥数页‘单套制’归档的纸质附件。”每当提起上海金融法院的档案管理工作，该院法官孙倩颇有感慨。
近年来，上海金融法院把电子卷宗“单套制”归档改革作为全流程网上办案体系建设的基础性工作和重要抓手，协同推进电子卷宗随案同步生成、在线庭审和庭审记录方式改革等工作，打通了全流程网上办案“最后一公里”。截至目前，该院归档改革覆盖率达100%，电子卷宗覆盖率达100%，电子卷宗可用率达100%，“单套制”归档案件已超3万件，纸质归档量减少80%，完成了所有存量档案数字化和增量档案电子化，重塑了“档案被动服务”到“推动法院高质量发展主动赋能”的管理模式，探索出数字化档案管理新路径。
强化流程衔接
采用归档指导前移新方式
“再也不用拖着大行李箱来法院立案了。”近日，代理金融类批量案件的方律师来到上海金融法院立案窗口。上传、储存……不到5分钟，工作人员便将方律师代理的135件证券类虚假陈述纠纷立案信息全部上传至系统，完成了起诉材料的生成。这批案件是该院首批尝试无纸化办案、推行电子卷宗“单套制”归档的案件。随着线上立案、电子送达、开庭审理、结案文书送达工作的完成，该批案件的电子卷宗也随案生成，从立案到结案，仅30天，全部案卷材料就已完成归档。
“您好，请通过‘上海诉讼服务网’‘移动微法院App’上传起诉状、证据材料……您把材料上传完毕后，12368会给法官留言的，请放心。”这是上海金融法院审判辅助人员在复核材料后，经常对当事人说的话。为确保当事人递交的材料符合电子卷宗采集标准，该院引导和鼓励当事人、律师按照电子卷宗归档质量标准做好电子诉讼材料扫描、命名和上传等工作。
针对年老当事人、行动不便当事人，上海金融法院在诉讼服务中心设立专门的智辅事务窗口。由专门人员对诉讼材料统一进行扫描，确保电子诉讼材料准确完整，让电子卷宗“能够用”。同时，该院在业务庭（室）配置“随案之星”移动扫描车。对于案件审理过程中补充的诉讼材料，专业扫描人员会及时进行采集，真正做到随案随扫。目前，上海金融法院网上立案率达98%以上。
上海金融法院在业务庭室配置“随案之星”移动扫描车，专业采集人员上传诉讼材料至电子卷宗系统 摄影 陈伟
此外，上海金融法院技术科根据电子卷宗的来源特点，对审判管理各应用系统进行科学规划，将电子卷宗嵌入电子档案的全生命周期管理，实现电子卷宗同步生成、同步归档，通过流程衔接，实行归档前移新方式，有效降低书记员结案后3个月归档的工作压力。书记员纷纷称赞：“‘一键归档’真棒！”
着力优化环节
打造档案智能整理新模式
“金融案件标的额大，证据材料多，诉讼档案整理必须零差错、零失误，经得起检验。”上海金融法院分管档案的相关负责人来到档案室检查工作时，总会反复强调。
“我们紧盯立案、送达、审理、结案、评查和归档六个环节，形成了书记员仅在电子卷宗平台制作、承办法官仅在电子卷宗平台审核、档案员仅在电子卷宗平台接收的一体化整理档案新模式。”档案科某验卷人员自豪地介绍。
“简单说，就是将前期的各类纸质材料，直接在线转为电子卷宗，关键性证据材料和尚未完成电子化的必要的纸质原件，以电子卷宗附件形式归档。”上海金融法院分管档案的副主任倪中月表示，以往，书记员需要将案件办理平台、送达平台等系统生成的材料打印附卷，待案件全部办结后再扫描归档。此种操作模式会导致案件材料在电子材料与纸质材料间频繁转换，从而影响审判效率的提升。实行电子卷宗“单套制”归档，不仅减少了纸质材料的流转，还构建起高效便捷、严谨规范、安全可靠的电子卷宗流转模式，为审判执行工作提供优质高效的数据支撑。
上海金融法院通过搭建完善的网络信息系统架构，为电子卷宗随案生成奠定坚实的软硬件基础，档案部门以数字化改革思维引领，注重技术协同作战，打通难点堵点，从根本上优化档案管理和应用水平。
确保数据安全
探索电子档案安全保管新方法
目前，上海金融法院已建成集光、磁、电为一体的电子库房，一名工作人员便可完成该院所有电子档案的刻录备份。该院建设基于光磁介质一体化离线数据长期保存的“光磁库电子库房”，归档电子档案及庭审录音录像全部一式四份刻录至档案级蓝光光盘和离线硬磁盘中，并做好定期检测和数据迁移，确保电子档案数据安全。
随着审判管理网络化、庭审活动科技化、行政管理智能化等新模式的诞生，电子文件所具有的非实体性和不稳定性特点，迫切要求人民法院必须加强对网络环境下电子文件的归档和管理，通过对电子文件的形成处理、收集整理、归档保管利用的全程监控，保障电子信息内容的真实性、可靠性、安全性，从而防止有价值的电子文件被损坏。
上海金融法院深入总结案件归档方式改革试点成果经验，严守安全底线，稳步推进电子卷宗归档及电子档案管理，严格执行国家档案局有关电子档案专业标准，强化电子档案真实性、完整性、可用性和安全性的“四性检测”功能，注重电子材料的安全存储、防丢失、防篡改、操作留痕可溯，利用区块链、时间戳、Hash算法、分布存储技术对接业务系统，重点做好生成时上链存证、办理时操作行为存证、归档时比对核验存证，确保档案全生命周期的真实可信、绝对安全。
上海金融法院相关负责人表示，下一步，该院将不断提高对档案信息的加工提炼程度，扩大司法档案信息资源的应用范围，实现对海量档案信息的深度挖掘，构建档案共享利用、服务大众的新局面。
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《中国审判》杂志2024年第7期
中国审判新闻半月刊·总第341期
编辑/徐畅