RPA技术是一种基于规则化的流程和任务，模拟和自动执行人类日常工作任务的技术，能够实现数据的收集和整理、验证和计算、分析和报告、决策和管理等一系列功能。

财务机器人是RPA技术在财务领域的具体应用，对于财务业务处理流程中重复性、标准性和规则性比较强的业务，可以充分将RPA技术的特点赋予到财务机器人的设计中。财务机器人在优化财务业务处理流程的同时，可提高财务工作的效率和质量，并保障企业管理决策和业务发展的数据需求，是企业适应数字化变革、更好发挥财务大数据中心作用的有力工具。RPA技术在财务领域的可应用范围非常广泛，如费用报销、采购到付款、存货到成本、订单到收款、总账到报表、资金管理、税务管理、预算管理等。

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全面预算管理流程中常见的问题

1.1 预算目标不科学、不合理

部分预算单位因顾及未来的使用或考核等问题，在确定预算目标时对预算信息有所保留，导致预算目标过松或过紧，目标确定既不科学又不合理，最终导致浪费严重、突击花钱、频繁调整预算等一系列问题。

1.2 预算编制不完整、不准确

在预算编制阶段，实务中常存在以下问题：①预算申请表仅填报了汇总项，未填报明细项；②预算项目填写不齐全，存在部分项目漏填、漏报问题；③预算项目数据之间或项目之间存在逻辑错误问题；④业务量增幅异常，或者业务量增幅与预算金额增幅不匹配等。这些问题不仅影响了预算编制工作效率，而且影响了预算管理工作的质量。

1.3 预算报告人工操作耗时、费力

对于部分未实现业务系统和财务系统一体化的企业，需要分别从业务系统、财务系统取数，对实际执行数据进行手工统计、拆分等处理后，编制预算执行分析报告并上报决策机构、通报预算部门。在这个过程中，部分简单又重复的低价值机械操作可谓耗时、费力，在增加人员工作量的同时，也影响了预算报告的生成效率。

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基于RPA财务机器人的全面预算管理流程

全面预算管理流程引入RPA财务机器人之后，在预算编制阶段，可减少手工错误发生率、提高数据质量和预算编制效率等；在预算执行阶段，可对预算数据进行智能处理分析，如指标分析和趋势分析等，并可实时动态掌握预算进度和执行情况，对偏离预算预警值的情况进行提醒，根据报告格式自动编制预算执行报告；在预算考评阶段，可协助企业进行预算考核和评估结果反馈，助力企业更精准地分析和规划预算，进一步强化预算过程管控，从而充分发挥预算的引领作用。

2.1 预算编制与审核

预算编制涉及宏观经济、行业、市场等外部数据，以及业务量收、资产、人员等内部数据，以增量预算法编制预算的企业还涉及历史数据。引入RPA财务机器人后，可将这些数据按照一定的规则设置成参数，在各预算单位确定预算目标时进行提示并给予一定程度的参考；必要时可设置限定标准，超出限定标准的，由预算部门提供进一步的资料和数据并与预算工作机构及时沟通，进而帮助预算部门提高预算目标的科学性与合理性。

在预算审核时，RPA财务机器人按照预算要求及财务制度等相关规定预先设置对应的规则，自动对相应预算项目信息进行审核，针对填报项目不完整、不齐全及勾稽关系明显不合理等情况提示报错。各预算单位可根据RPA财务机器人的错误提示进行进一步修改，对于特殊事项，还可以人机互动方式进行对应操作。

在流程设计时，可明确预算编制规则。RPA财务机器人自动运行规则化工作，可以将不规范的预算申请在初始申请环节拒绝，并在此基础上推动各预算单位从源头上完善基础数据，降低人为错误风险，进而提升预算编制质量；同时，也避免提交后被退回修改后再次提交导致的审核沟通时间长、审核效率低等问题。

2.2 预算执行与分析

在预算执行阶段，RPA财务机器人可以按照预设的规则自动从各业务系统和财务系统提取数据，并按照规则对数据进行分类、拆分、计算、汇总等，根据预算数据和实际数据自动生成预算执行情况表，并通过预留的邮箱等定期向各预算单位反馈预算执行情况，帮助各预算单位分析预算执行差异及其对企业预算总目标的影响等。对于偏差超过预算序时进度一定比例（如20%以上）的，RPA财务机器人会自动提示预警信息并反馈给相关部门，便于相关部门及时分析差异原因并提出改进措施。

RPA财务机器人在 快速、便捷地获取业务数据和财务数据信息的基础上， 根据预设的模板和格式，自动创建预算执行报告，并通过数据分析、趋势分析等协助财务人员编制预算执行分析报告，从而有助于企业加强预算执行跟踪、监测、分析并及时纠偏。

同时，RPA财务机器人还可实现实时动态掌握总体预算及各项预算执行情况和进度的功能。通过这些规则化的流程设置，RPA财务机器人助力企业各预算单位提升预算执行的有效性、预算分析的针对性，从而确保预算目标的达成。

2.3 预算评估与反馈

RPA财务 机器人通过既定的评分规则和评分方式，协助财务人员完成对各预算单位月度及年度预算完成情况的评估，并将结果及时反馈给各预算单位，进而协助各预算单位审视和检索在预算编制和执行过程中存在的问题及其对总体预算的影响，并对今后的预算管理工作加以改进。RPA财务机器人协助评估与反馈流程可以减轻财务人员的劳动强度 ，同时也将助力企业强化预算执行结果考核评价、增强预算刚性约束并实现预算的闭环管理工作。

随着大数据、人工智能、移动互联网、云计算、区块链等新技术的发展, 财务作为天然数据中心的优势越来越显著, 推动财务管理从信息化向数字化、智能化转型也成为发展趋势。可以设想, RPA 技术的未来发展方向将会是与人工智能的深度结合, 如“RPA +AI” “RPA + ChatGPT”, 以及跨系统的整合等, 从而实现更多场景应用。

转自：财务管理研究