1、目的：为规范公司人事档案管理，完善人事档案的建立、整理等管理工作，制定本规定。
2、范围：公司所有员工
3、主要内容：
3.1定义
人事档案是指记录员工个人基本信息、求职信息、劳动合同、异动记录、绩效记录、奖惩记录等相 关信息纸版资料。
3.2人事档案的建立
3.2.1人事档案应在员工入职当天由人力资源部招聘组根据员工提交的资料为员工建立，并及时移交给档案专员。
3.2.2档案专员对移交的人事资料要依据《档案资料清单》进行审核，发现有人事资料不完整的，需及时向相关部门或员工本人追索，以确保员工档案的真实与完整。
3.2.3一份完整的员工人事档案包括以下资料： 员工档案内容包括员工求职材料、员工基本信息、员工异动记录、员工绩效考核记录、员工奖 惩记录等。
3.2.3.1员工求职材料：求职登记表，员工履历表，声明，面试与笔试相关记录。
3.2.3.2员工基本信息：员工身份证、学历证、职称证、技能证等。
3.2.3.3员工异动记录：员工转正、辞退、升职、降职、内调等相关记录。
3.2.3.4员工奖惩记录：员工的奖励和惩罚记录。
3.2.3.5员工绩效考核记录：包括转正绩效记录及每年底的绩效评估记录。
3.2.3.6员工合同：公司与员工签订的劳动合同。
3.2.3.7 其他资料：《员工手册》签收表，体检结果。
3.3.4档案专员把员工基本信息录入人力资源信息系统后，统一装入档案袋并按规则存放在档案柜。档案柜标签以及档案袋上的姓名标签、姓氏标签必须书写工整，字迹清楚且标识明显。
3.3人事档案的更新
3.3.1任何员工的异动、奖惩资料按照时间的先后顺序及时地放入员工的个人档案中。
3.3.2档案专员通过系统提示，及时通知部门与员工续约信息，确定续约的情况下及时让员工签订续约合同，盖章及备案后及时存入员工个人档案中。
3.3.3员工在职期间，获得更高学历的证明或职称资格时，持原件至人力资源部可申请变更资料。
3.3.4员工身份证信息、户籍地址、通讯地址、联系方式变更时，应及时到人力资源部按要求申请变更。
3.4人事档案的借阅
3.4.1借阅人员：因工作需要，人力资源业务合作伙伴经理或部门负责人可借阅本区域范围或本部门人员的个人档案。其他人员不得借阅员工档案，CSR部门因客户查厂或其他内审外审需要调阅 工人档案或经公司领导批准的情况除外。
3.4.2借阅员工个人档案时，借阅人需填写《员工档案借阅登记表》或邮件提出借阅申请，经人力资 源业务合作伙伴经理签名同意后方可借阅。
3.4.3查阅员工人事档案的注意事项：
3.4.3.1查阅档案的人员应注意保密，不准公开议论档案内容。
3.4.3.2如需摘抄档案内容，应事先经档案管理人员同意，摘录后要交档案管理人员审查。
3.4.3.3要爱护档案，保持档案的整洁，不准在档案上划任何标记，不准涂改档案，不准折叠或 拆散、损坏档案材料。
3.4.3.4人事档案一般情况不借出，确因情况特殊需要借出，可酌情处理。
3.4.3.5借用时间不得超过一周，如有特殊情况需事先说明，借阅期满需延长的，必须携带原档案或邮件相关信息到档案专员处办理延借手续。
3.4.3.6对借用的档案必须严格保管，严禁转借他人，档案如有遗失或损坏等情况，要追究借阅人的相关责任。
3.5人事档案保管
3.5.1员工离职后，档案专员必须及时在档案柜中调出离职员工的档案资料，将离职档案保管在离职档案柜里。
3.5.2一般员工的档案资料保存至员工离职后至少三年。
3.5.3档案管理实行专人专职制度（工人级、职员级员工档案分开存放），档案柜锁匙由专人负责。 如档案管理专员休假，经主管指定后方可委托他人办理相关事项。