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有效沟通:职场人的关键技能,明确目的、掌握策略才能风生水起

郭朝刚谈管理

2022-04-28 19:53上海

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作者:郭朝刚

管理即沟通。在职场上,管理者和被管理者都需要具备良好的沟通技能。唯有通过沟通,双方才可以传情达意,达成共识,形成合力,如此方可实现既定目标。

郭朝刚指出:管理,就是不仅要懂得管理者在做什么,而且也要被管理者懂得要求和目标是什么,所以说管理就是沟通,要互相都使对方明白。正所谓:知己知彼,方可百战不殆。

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有效沟通,让你成为更专业的职业人士。

沟通,首先必须设定明确具体目标,综合将信息、思想和情感在团队与个人之间传递,从而达成共识的过程。

一个不会沟通的人,犹如装在茶壶的饺子倒不出来。学好沟通,可以让你如虎添翼,事半功倍。

管理沟通,可以控制员工的行为,让员工知其然,并知其所以然。管理沟通,可以激励员工,改善员工的工作绩效。管理沟通,可以传达情感,越分享越快乐。

职场的沟通,包括但不仅限于:外部沟通和内部沟通。外部沟通,主要涉及到政府机构、社会组织、家庭单位等。内部沟通,又可以分为上行沟通、平行沟通和下行沟通。

有人说:会做的,不如会说的。当然,如此可能是偏面的。

适合的就是最好的。沟通追求有效,说与做,两者兼备,职场专业人士应当以知行合一作为修炼的标尺。上行沟通以敬,汇报与请示方案;平行沟通以合,商量与协调对接;下行沟通以仁,指导与监督,辅导与激励。

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团队Leader,就是一个具有良好的听说读写的策划者、设计者与监督者。从字面意思来讲,“团”字可拆分为“口”和“才”。既能实干,又有口才,则最有可能成为Leader.

沟通高手,善于取势、明道与优术。

有效沟通,必须是基于目标的达成,建立在充分调查研究的基础上,对于沟通的双方事前有全面的认知,恰如其分地运用沟通策略,从而实现目标。

1、善于沟通者,必然取势为先,营造良好的沟通氛围。

沟通,这是目的性很强的交流,具有双向互动性。在合适的时间、合适的地点,根据沟通对象不同,以及沟通的类型与层级不同,具体调整沟通方式和方法。

沟通双方,必须明白沟通的职业礼仪,装着得体,仪容适宜。正式沟通在比较庄重安静的环境中,采取恰当有效的沟通方式来传递信息,以期双方达成合意。

良好的沟通氛围,包括:握手、职业的微笑、与之适宜的肢体语言、身体稍微前倾、与对方目光接触,双手不可插于胸前等。

非正工的沟通,则没有过多的条条框框,相对比较随意。比如,在饭店、咖啡馆、茶馆、KTV等均可,当然沟通选择什么方式,这与沟通目的和对象不同而不同。

2、沟通的三个基本行为要素。

沟通,作为一种职场的关键技能,它具有三个基本行为要素,就是听、问、说。

唯有善听者,听出门道,才能更准确恰当地发问,问到点子上来。至于说,则是在听与问之后的口头表述,用词准确、思路清晰、使用正确的语音和语调。

听:从听了,到听到,从倾听,到聆听。不仅只是用耳朵来听,而且更为重要的是用心来聆听。听出对方的潜台词、透过现象洞察出对方的本质需求。

问:善于沟通者不能只是滔滔不绝地讲,除了用心听之外,就是针对性地提问。一个有效的问题,比十条回答更有用。发问者要做有心人。问有多种形式,比如:发问、追问、反问等。

说:针对对方的问题,有策略性的回答。善于表达者,懂礼仪、有目的、讲策略、逻辑强、用文词、抓关键、会总结。

说了要写下来,写下来便于更好地执行,有利于反馈和改进。

3、有效沟通的力量,源于沟通者的能力强弱。

善于口头表达者,必然是一位积极的聆听者。听不出门道,抓不住关键,就不能有效地说出来。

积极的聆听者,必须具备的能力:感觉、专注和回应

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有效的沟通,必然是一个管理闭环。起源与目标,做好准备、制定计划,采取措施,运用方法,善于思考,及时反馈,形成沟通之环。

4、有效沟通,必须克服各种沟通障碍。

沟通的基本要素,在于发出者、渠道方式、接收者。之所以存在沟通不畅,未达到目的,关键在于沟通存在信息不对称、认知不匹配、渠道不适宜、方法不适用等。

克服沟通的障碍,需要做到:

事前的充分调查、对于双方所沟通的信息有全面的认知、沟通是来求同的、沟通是为了更好地传递信息与解决问题、良好的沟通需要自我学习与参加培训来提升沟通的技能、或者是增加强化沟通的反馈环节等。

沟通高手,必须精通沟通的程序步骤、善于运用沟通技巧。

沟通,作为一项管理艺术,它所追求的正是有效地实现沟合的目的。沟通作为一个项目,具备系统全面的程序。善于沟通者,必须学习并且加以掌握。

(1)事前准备

凡事预则立,不预则废。在正式沟通之前,双方都需要做好充分和必要的准备工作。根据沟通的目的,做好调查研究以求明确对方的需求,以及我方的底牌。提前制定一份沟通计划,包括沟通目的、沟通渠道方式、双方参与者、沟通时间与地点等。

(2)确认需求

知己知彼者,方可百战不殆。双方的需求,这是基于充分的调查数据汇总与分析而得出来的。只有明确了对方的需求点,在表达我方观点时才能有的放矢地制定针对性的策略。

(3)阐述观点

表明我方的观点,可以开门见山,也可以迂回转折。观点体现双方的立场、态度以及沟通的原则与方法。

阐述观点之后,就是运用策略让对方能够接受,双方达成合意。

(4)处理异议

沟通,秉承“求同存异”。以高超的智慧与策略化解双方的争议之点。不论是采取以退为进、声东击西、还是推拉拖延、坚持强硬等。双方关注点还是在于利益是否符合心理预期。

(5)达成协议

经过多轮沟通,双方协商一致,达成协议,包括口头和书面的协议。双方必然做出一种对方可以认可的承诺。言必信,信必行,行必果。

(6)共同实施

沟通达成合意,就需要落实到位,执行有效,及时反馈实施的结果。

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沟通,作为一种职场上的必备技能。对于沟通双方提出许多要求,对于工作表现呈现出不同的影响。良好的沟通,75%取决于沟通者的能力高低,还有25%取决于沟通者的专业技能+智慧+经验。

沟通,是一门生存的技巧,不论是在生活中、还是在工作中、学习中,你都必须学会它、掌握它和运用它。

如此,当你掌握了沟通的目的与策略,在实践修炼中持续提升为高手,才会有人生的风生水起。

本文作者:郭朝刚,奇哲创始人,中管院客座教授,高级人力资源管理师。

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