前不久看到一个案例：
一家小微企业的业务人员，购买办公用品时使用自己个人的账户付款，然后找公司报销，公司再打款给个人，在稽查时竟然被认为不合规，要求及时整改！
相信看到这里，很多人心里都一惊：这不是常规操作吗？我们公司就是这么干的呀？一直觉得没毛病呀。
员工垫资再报销
竟被要求整改？
仔细看这个检查案例发现，事情的起因主要是企业未按规定代扣代缴个税。企业被要求整改有两个原因：
1、该公司和母公司人员混用，存在公司给个人打款的现象，利用办公用品发票抵薪的做法，个税问题想浑水摸鱼，结果被查。
2、办公用品一事，其实是被检查后连带揪出的，然后要求整改，补缴应扣未扣个税53,554.62元，罚款26,777.31元，共80,331.93元。
归根结底，主要是有偷逃个税的风险。用办公用品偷逃个税？这种操作并不罕见，这不是个例。
案例：“燃油费”背后的秘密
某税务机关稽查某企业分支机构，“燃油费”“办公用品”两个二级科目引起了检查人员的注意：
“燃油费”两个年度借方累计发生数均近百万元，而被查单位固定资产明细账中记载的机动车辆仅有7辆，且均为轿车。
根据公务车的数量和已入账的燃油费支出，检查人员计算了一下，近百万元燃油费平均到每台车上，意味着每年耗油10万元左右，显然有问题。
财务人员无法自圆其说，最后道出了“燃油费”背后的秘密：为少缴个人所得税，该单位采取限额报销燃油费的形式，向员工支付交通补贴，每月1次，由员工提供规定限额的加油票据，整数的燃油费票据就是员工报销的发票，以这种形式发放的交通补贴，未合并到员工当月工资、薪金计算并代扣个人所得税。
“办公用品”也如此。检查人员发现春节、中秋节、国庆节所在月份列支的“办公用品”票据明显增多，且数额大、金额为整数、未附所购物品明细。
检查人员于是向开具以上票据的某大型商场发出了调查函，回复的情况证实，那些票据为被查单位从该大型商场购买购物卡的支出。
原来，每逢重大节日，被查单位都要向员工发放福利，原先发放实物，后来改为购物卡，为少缴个税，购卡时，让某大型商场开出“办公用品”发票入账，以购物卡形式发放给员工的福利未合并当月工资、薪金扣缴个人所得税。
以找发票来报销，发放交通补贴、发放购物卡等形式为员工节省个税，这不是避税手段，而是以票抵薪，是偷税！
个人垫资再报销
3个事项一定要注意
虽然，只要企业垫资报销的业务真实存在，合法合规，就不怕被查，但为了规避风险，以下3个事项要注意！
事项1：采购办公用品费用不宜过大
我们一直强调的费用合理性，费用开支的不合理会让人对费用发生的真实性产生怀疑。虽可能取得了发票，但是照旧有偷逃所得税和个税的嫌疑，金额过大还会面临账户被监察的风险。
那么什么样的金额算大呢？
建议：一般每次不要超过1000元。
事项2：对外采购垫资的人不宜太多
正常情况下，一个公司负责采购的人员也就那么几个，如果大家都垫资报销，就有发票抵薪的嫌疑。要专人专职，不然就容易摊上逃个税嫌疑。
事项3：垫资的费用应该及时报销
企业如果经常报销前期费用，会出现以下三点问题：
1、不利于内部管理
2、会计数据失真
3、税局会质疑费用的真实性
费用报销只附一张发票？
税局：查！
费用报销能不能只用一张发票？有人说：怎么不能，我们一直就是这么干的！
但武汉一家企业仅凭一张发票入账，却被税务局认定为虚列发票，导致企业被税务处罚。
发票固然重要，但有了发票就万事大吉了吗？光靠一张发票并不足以证明业务的真实性，与支出相关联的且有证明力的其他实质性要件，也是不可或缺的。
与税前扣除凭证相关的资料，比如合同协议、支出依据、付款凭证这些，能后附证明的都应该尽量充分。
费用报销还包括但不仅限于下面的实质性要件：
1、租金费用
不但要有相关的租赁发票，而且还有房屋租赁合同，发票日期要注意是否与租赁合同相吻合。收到的发票还要检查备注栏是否有不动产的具体地址！
2、业务招待费
业务招待费报销，注意是否有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批，大额发票是否有消费清单。大额发票是税务稽查重大，如果没有清单，可能会认为虚假消费。
3、差旅费
差旅费报销单内容是否填写齐全，所附的车票是否为去出差地的车票、餐饮、住宿、交通费发票是否为出差地的发票、人员和人员名单是否与派出的人数相吻合。
4、会议费
会议费报销、是否有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料，是否有与会议无关费用（如旅游费）列支。
5、工资薪金
是否有考勤记录、招聘合同、是否扣缴了工资薪金的个人所得税，工资数额是否与劳动合同和考勤纪律相吻合。
6、运费
运费报销，是否有运费报销单，起运地和运达地是否与运费报销单相吻合，是否由起运地和运达地以外的车辆运输、运输价格是否波动较大。
7、油费
加油费报销，报销的加油费是否为本公司车辆，本公司账面上是否有车辆，加油费总额是否超过了车辆理论行车的最大油耗量。
8、水电费
水电费报销，发票上的字码是否与水表、电表的字码相符，是否与本公司的产能相吻合。有的企业账面反映产量很少，但水电费却很高。
总结
工作上企业垫资报销的业务在所难免，只要真实存在，合法合规，就不用太过担心！老板们也没必要因为一些蝇头小利而丢失企业诚信的大饭碗。
偷逃税的后果很严重，相信大家已经有目共睹，千万不要心存侥幸心理，现在随着各种新手段的助力，偷税漏税的行为必然会被曝光的。