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员工发微信被领导训“没规矩”,过来人:要懂用手机的6个潜规则

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职场火锅 2021-10-23 23:19

公司办公室的行政专员嫌工资低,连招呼都不打就辞职了。我让HR小美发招聘公告,她忘了在海报中注明“要求年龄25岁以下”的条件。一位44岁中年大叔来面试,与小美产生了激烈冲突。声音传到我这里,我就来到会议室。三位年轻的HR正在嘲笑一位中年男人:你害羞不害羞啊?跟年轻女孩子争这种行政岗位;你比我爸爸年龄都大,应该应聘高管吧;你都这把年纪了,不应该在家带孙子吗?

我原计划是招聘一位本科毕业、年轻貌美的女生,能够代表公司形象,方便搞好接待。中年大叔不是我想要的人。我扭头就走。大叔说,“你们的招聘海报上没有要求年龄和性别,我有应聘权,给我一次机会。”大叔很激动,差点摔倒。当我看见他的假肢,心生恻隐,赶紧扶他坐在沙发上。大叔眼角有点湿润,拍拍自己的腿,喃喃自语,“关键时刻,你就不争气,给我掉链子。”我问他,“你的腿是怎么回事?”

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原来,大叔在一家企业做过办公室主任,后来,为了救一位路边的小孩,被汽车撞断了小腿。小孩吓跑了,汽车也逃跑了。大叔装了假肢,给工作造成了不便,被老板辞退了。大叔不懂技术,不会经商,一直没有找到合适的工作。这次看到我们公司招聘行政专员,专业对口,像是抓住了一根救命稻草。

小美推荐了一位985名校毕业的漂亮女生。这位女生掏出手机,大声用语音给她父亲发信息。我暗暗在心里骂道,“真没礼貌,不讲规矩”。大叔好心地提醒她:一是在公共场合,不要大声发语音;二是重要信息,不要发语音;三是紧急事务,不要发语音。对方如果在开会,不方便收听,会耽误重要事务。我一听,就知道大叔是一位称职的办公室人员。

从这个微小的细节,我就知道大叔有多年的办公室工作经验,而且善于与客户打交道。我继续问道:作为办公室人员,要明白接待工作无小事,细节决定成败。谁能说一说,给领导或重要客户发微信的礼数?

985名校女生不服气地嘟囔:手机只是沟通的工具,发微信还讲什么礼数?把事情说清楚不就行了吗?大叔有条不紊地说道:我做过多年办公室主任,有一定的实践经验。给领导发微信、发信息,主要有6个规矩或礼仪。

第一个规矩。原则上不能发语音。既不方便领导阅知,也不能进行转发。

第二个规矩。发送文字,要逻辑清晰、简洁明了,原则上不要超过200字。尽量做到一事一议,一件事情发一条信息。如果事情比较多,切忌发一大堆文字,原则上分为一二三段。

第三个规矩。要以方便领导转发、提取文字为前提。比如,你给领导发送某人的地址、电话号码,不要截图发送,要打成文字,便于领导直接使用。

第四个规矩。要加上后缀。给领导请示、汇报工作,原则上,你要在末尾缀上“妥否,请指示。”

第五个规矩。要尊重领导的通话终止权。给领导打电话,下属不能先挂掉。给领导发信息,也要遵循这个国际礼仪。领导回复“好”表示结束后,你要回复一句,您再有什么安排请随时指示。

第六个规矩。领导不接电话或没回复信息,可能领导比较繁忙,下属要补充一条提示信息,比如,提醒领导,总部要求此事在下午5点前答复,我在办公室待命,您方便时随时联系。

大叔讲完这些,我发现三位HR和985名校女生都不吭声了。我当场录用了大叔。事后,我给三位HR上了一课。招聘海报上没有限制年龄,这是我们的问题,大叔有权参加面试。我们公司要倡导“看能力不看学历、看水平不看文凭、看经验值不看颜值”的招聘导向,不要以貌取人,只要他有本事,不论年龄大小,都应该录用他。

我认为对年轻的HR,还要引导她们产生同理心:人到中年,被裁员的概率比较大,他们上有老下有小,生活压力大。招聘市场,对他们并不友好,他们很难再就业。我们作为负责任的公司,要尽量多给他们提供就业机会。这位985名校生,有的是机会,这次没录用,她还可以去其他公司找工作,而这位大叔,再就业的机会越来越少。

我看着三位年轻HR脸红了,哈哈大笑,告诉她们:当然了,我是商人,录用有残疾的大叔,也不仅仅是出于同情心,从人力资源专业上讲,录用残疾人士,对公司有四大好处:一是可以减免残保金,二是可以得到岗位补贴,三是企业所得税的税前加计扣除,四是增值税即征即退。

你们说,我这样做,到底对不对?

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