许多企业的管理者，会说，“我每天都很忙，忙不到尽头。”
的确很多管理者每天都有很多工作，凌乱和繁杂的事项，一直都无法结束。白天忙于沟通，晚上忙于应酬。一整天忙下来，也不知道自己在忙什么，为什么这么忙。
当管理者遇到“我每天都很忙，但我不知道自己在忙什么”时，这意味着时间管理的方法和思维都存在问题。不要用忙碌的动作掩盖真正的问题。
真正解决的办法是停止忙碌，理清思路，找出原因，然后采取改进。这其实和PDCA管理思路是一致的。
问自己四个问题
是不是目标不明确？
是不是缺少计划？
是不是事情真的太多？
是不是效率低下？
“我每天都很忙，但我不知道自己在忙什么”，背后往往就是这四个问题导致的。
首先，不知道在忙什么。往往说明做事没有目标，遇到事情总觉得要优先处理。当管理者能明确目标做事情时，会确切地知道自己在做什么。
其次，每天都很忙，也有可能是没有计划导致的。没有截止日期，昨天或最后一个时间点所做的事情尚未完成，并且始终处于补救状态。就会一直拖延后面的事情。
最后，也有可能太多事情要做，或效率低下。可能本身没有太多事情，但其他人可以完成的事情，而自己做不到，这表明工作效率很低。
问题分析和解决
知道问题所在，如何解决？
01
针对目标不明，那么“设定明确目标”就是解决问题的方法。对于“设定明确的目标”，需要注意三个关键点：
一是确保在做一件事之前就知道要设定目标。没有目标的行动，无论忙或累，都是毫无价值的，因此在开始做某事之前，养成思考设定目标的习惯。 意识到这一点之后，在日常管理中还需要刻意进行时间安排的工作。
二是需要设置好目标。目标设定的SMART原则，这是最简洁最实用的原则。每一次开展业务，是这次提高管理效率，还是提升销量，需要明确。把购买转化比例由原来的2.5%提升到到3%，才能算是一个有效的目标。
三是目标需要关注KPI。该目标必须紧密围绕公司的战略、业务的目标或者团队的目标。KPI重点是指执行此操作的目标， 它实际上是目标的SMART原则中的“相关原则”，而不是随便什么目标。好的KPI可以具体指导管理者的工作方向的。
02
针对缺少计划，那么“制定计划”就是解决问题的方法。
计划是实现目标的途径，每个计划都是围绕目标制定的。该计划需要有里程碑，时间节点和调度时间，最常用的就是“关键目标分解法”。
例如某项业务的目标是在第一季度接入3个关键客户的渠道，那么拆分为每个月，需要接到1 个关键客户， 每个KA的接入都需要确定几个里程碑。例如，寻找客户，签署协议，开始正式运营等。
为了完成这些里程碑，需要将这些任务进一步分为几周，并确定每个任务的截止日期和执行者，以便可以执行计划。制定计划时，需要特别注意，不要太饱或乐观，提前计划时间并预留机动时间。
03
针对事情很多的情况，由于影响事物的因素很多，因此有必要进一步分析导致许多事物的原因。
原因之一是没有安排优先级。可以根据“轻重缓急”四象限图来解决。有些事情不是当前要做的，有些事情投入产出比低，是可以不做的。只有明确优先事项，才能从容不迫。
原因之二是初步考虑不彻底，导致清理遗漏问题需要更多时间。这时候就可以采用“Check List”工具，把业务内容全部详列，并进行内部沟通，提高业务效率。
原因之三是不是职责范围内的工作也去完成。这似乎很主动，但是实际上这是非常不专 业的表现，不仅 会制造矛盾，也会影响协作。这里是可以采用“相关者分析表”，对事务在开展前进行确认和沟通，责任到人。
简而言之，Less is more。在找出原因之后进行减法，作为管理者，应该留出精力做好自己角色该做的事情。
04
最后，针对效率低下，如果是能力的问题，就需要通过学习、进修来提高，例如MBA、MEM的课程是可以在理论方面提高工作效率的。
同时，个人工作效率的提高也是多方面的，需要长期的优化和沉淀。减少自己干扰自己的情况，在规划时间的时候按模块归类。保持专注，一次只能做一件事。
另外，在做事时要找到合适的人，合理借用他人的力量。我们所有人都需要在工作中与他人合作。找到合适的人，能事半功倍。
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