当我们提起采购的时候，很多人习惯性地把采购等同于购买，“采购不就是买买买吗？”，或是一脸艳羡地赞叹：“采购是份好工作，当甲方可爽了吧”。
所以采购真的就是一个性质简单，下单收货，大爷般好吃好喝伺候好的工作吗？
实在不然，采购这项工作可大有学问。
采购是商业组织为实现商业目标并试图在正确的时间以最有竞争力的综合成本，获得正确的数量和恰当质量的产品或服务的行为。最简单的采购如普通的购买行为，复杂的采购则包含了信息收集，寻找合作伙伴，商业谈判，签署合同等步骤。
市场学原理中，采购决策未必非一人所为，尤其是购买贵重商品。当中有多个角色扮演，各有心态，互为影响。
国际化学校从整体校园建设、运营管理以及师生服务等多方面都有采购需求，市场上提供资源的供应商粗略估计就有13大领域60余个细分品类，如何选取优质资源、降低决策者的风险、时间成本，采购工作的核心要领是什么，采购如何推动学校发展等等，是给予采购官的第一要求。未来的采购是一个数字化的平台采购，离不开采购人员的素质和业务能力，最终形成一条生态链和价值链。
国际化学校采购管理实战特训公益直播第一期，我们邀请到海亮教育集团供应链副总经理，海亮生物科技有限公司采购部长，中国国际化学校首席采购官联盟创始成员姚乐勇，为业内同仁分享真知灼见。
以下是分享内容实录，经国际学校在线梳理。
大家好，我是海亮教育的姚乐勇。今天直播的主题是围绕以下几点展开：
如何定位学校的采购部门
采购遇到的现实问题
如何为学校采购赋能
采购全流程解决方案
非公学校采购的特点、难点以及瓶颈
我们先来看看怎么找供应商，是不是找到了供应商就是很厉害，就能把这事办成？
01
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多样化渠道寻求供应商
这里与大家分享供应商寻源的多样化渠道。
撒-英雄帖。可以通过公告的形式，包括在网上公布我们的需求以及我们对供应商的资质要求。
专业第三方平台。
观-专业展会。在很短的时间内，无论是厂家，经销商，买家，还是行业媒体专家等等，都会聚集在这一个展会上，我们说它是华山论剑，在展会上我们可以得到最新的产品资讯和行业最新动态。同时，我们在展会上可以对供应商做深度了解。
寻-互联网媒体。尤其是现在万能的淘宝、天猫一定能让我们找到供应商。
内部员工的推荐，包括 IT部门、信息部门等。
标的物的供应链上下游生态圈，比如说一体机、电脑等，我们的供应商不仅仅是工厂，也有分销商、代理商等。
供应链渠道去找供应商。比如已联系供应商的销售渠道，现有供应商竞争对手、竞品。比如说我们在做的一体机西沃，那么西沃的竞争对手是谁呢？我们可以看对标的行业报告，看到排名，在行业占比排名前10的，我们可以找到它的竞品。
成功的案例。比如说我们对标同行，他在使用的是哪一些供应商可以作为我们的潜在供应商，我们可以去开发。
官方的渠道。比如说我们通过工商局，进口商品的海关商检等等数据获取信息。
其他的办法。比如说咨询咨询业内人士，用好行业资源，把我们的故事讲好，我们怎么样变得更有吸引力，在行业里面让更有竞争力的供应商来参与寻比。
如果说10年前找供应商很难，那么今天找供应商还难吗？
事实上，供应商与客户是互相寻找的关系。大数据信息化时代使我们更容易找到供应商的背景下，难就难在交易代价，难在大家用慧眼去甄别、获得优质的外部资源来满足我们学校运营与发展。
而找到供应商后，怎么用不同的方法打动你的供应商，让供应商不来坑你，把控好你的风险，我觉得还是要尊重供应商。你要了解这个行业，你要把自己变得有吸引力，这样才能打动供应商。
我们对内要服务好需求，对外要服务好供应商。尊重供应商，我们跟供应商之间是一个合作共赢，供应商才愿意跟你协同。如果供应商不愿意给你出力，我想我们的采购是失败的。
02
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采购不是Superman，
需求与流程少不了
我们的客户是校长，是学校的需求人，是品类技术部，以及投资人，投资人的诉求和校长的诉求是完全不同的。
随着学校的运营发展，对采购的要求从原来的交付要求不要掉链子，能够保障基本的经营运行，到对采购有价格的要求。大家都知道，对于采购来说，价格高低是交易代价的核心部分。很多部门会说采购买的东西价格太高了，整个微观经济也是价格经济，公司和学校会要求我们的职业道德，那么他们会要求对采购整个的行为有公开公平公正，而且对供应商价格要择优，充分的竞争进行择优。
那么对供应商关系的管理，原有的供应商只是提供商品的交付，价格好就好了。到现在我们要求供应商和我们一起协同，怎么样把总的成本降到最低，不仅是我们的交付价格。
交付价格是什么呢？
大家都知道生产的成本，物流的成本，税费，合理的利润，到我们仓库交付，这是我们的成本，那么我们现在说的总成本，比如说一台设备，运维的费用，后期的保养费用等等，更好的解决方案会使我们的整体费用降低，到了再高一层，我们是要跟供应商一起协同，让供应商的能力和我们对需求的管理，形成整个的价值链。
如果说我们对内的客户诉求理想的话，那么我们现实拉向理想的那架马车有点诗意，但是诗意的背后，我们面对的现实是什么？我们的需求接到麻木，各种千奇百怪的需求，很多都是没有标准化的。需求单位说你的价格要低，交付要快，质量要好，把我们采购当成 Superman。
往往有的时候我们接到的需求没有具体的到货时间，要求是越快越好；有一些需求，部门把东西已经买了已经用了，钱也没付，合同也没签，流程未经审批和授权，对于采购来说怎么办？
我们要约定好，比如说水管爆了，电箱烧了，这个东西就不要再走流程。我们有制度，线下有相关的授权人签字，采购也认了，拿着相关的授权人签字，我们不走流程，对外供应商会催我们，你怎么款还没付，等等。
现在很多学校应该已经上了财务管理系统，那么我们要付款，一定要走相应的流程，有相应的单据。要资金要流动，相应的要有授权制度配套的信息流，单据流。
比如说我们要发票，我们要他的送货单、签收单，同时也要有需求的流程，把这一套完整的流程和单据汇总到一起，我们才能推付款的流程。供应商才能拿到资金。
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现实中，采购面对的问题有什么呢？
采购是香饽饽还是烫手的山药？大家都说采购是一个肥差，采购是可以拿回扣的。我想如果采购是一个肥差，采购如果违反职业道德拿回扣的话，那么这对公司来说是一大损失。
采购如果拿了供应商10万，那么供应商一定要给我们学校和公司加价到20万，那么相当于是我们在损害学校和公司利益。
我们面对的是什么样的一个营商环境？采购面对的群体销售是什么样的人呢？
销售的收入是采购的人员的几倍甚至几十倍，普通的一个采购，一个月的工资五六千块钱，那么一个好的销售的工资是多少呢？
底薪加业务提成，业务提成有两种算法。一种是公司规定了底价，卖高部分按百分比拿利润。公司的销售政策里面对业务提成有明确规定，利润的10%给销售人员，那么他如果拿了10万的利润，他可以拿1万块的利润奖。他还有数量奖，比如说在销售金额的千分之5。
对于销售来说，他卖的越多越高，拿的收入越多，对于供应商来说也更多。我只看到有买亏了，很少看到卖亏的。
往往一个普通销售的授权和一个销售经理的授权一样吗？他们授权的价格一样吗？其实并不一样。
所以对我们来说，选择大于谈判。
当然了，也有采购特别厉害的，然而采购再厉害，有的时候供应商设的局你也不一定看得懂。
举个例子，我最近在做办公家具的招投标，这个时候我通过内线发现了杭州的三家家具供应商有两家在给我设局，他们在围标在串标，我就要想怎么样破这个局。买卖双方的交易行为，这是一个博弈的选择。
那么怎么样使我们的交易代价最大？作为卖家，他也在想，它的交易代价怎么获利更大？大道至简，大家有大家不同的想法。
04
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“服务”好需求不等于我们完全听从需求
那么我们采购目前的发展方向是什么？
国际学校的采购是global sourcing, 国内国外的商品资源引入学校从信息化到大数据，物联网，人工智能，线上线下的协同，采购的模式正在发生变革。
我们学校的采购部在2018年升级为供应链部门。
2017年国务院办公厅一个指导意见指出，供应链是以客户需求为导向，以提高质量和效益为目标，以整合资源为手段，实现产品的设计、采购、生产、销售、服务等全过程，高效协同的组织形态。
那么我们成立了供应链以后，提出来要服务好需求，学校的需求有哪些呢？我们对历史数据进行收集、清洗、分类，对于我们采购来说，最重要的是对需求管理进行，品类分析。
我们主要的工作是维持学校的正常运转，采购最大的量是开学物资，尤其是新学年的开学物资，因此需求的特点每个学校应该是一样的。
“服务”好需求不等于我们完全听从需求，因为需求部门的很多人不知道怎么去做标准，怎么样把很多分散的需求进行集中采购，以量换价，他们不了解市场的供给，那么我们是一个桥梁，我们是要把需求和采购进行更好的匹配。
我们要对需求进行管理，要去培训需求部门。
我来举一个例子，每个学校都采购过电脑。那么我们分两类，一类是可以标准化集中采购的，一类是非常规的采购。常规类的可标准化的集采物资，我们要对它进行分析，它的服务对象是谁？它的应用场景是谁？比如说一体机，一体机就应用场景是在教室里面，供学校学生来看老师来用的，这是直接应用于教学的，我们把这一类作为采购的核心，因为它是直接影响教学。还有一些采购，比如说给内部后勤人员以及老师用的笔，笔用的好与不好，其实不影响我们直接终端的产品--学生。
对于这两类需求品类，我们采购管理的重点在哪里？第一类比如一体机和电脑，我们会突出成本，也就是经济性，第一位是成本，第二位是质量，因为它是标准品，无论是联想还是戴尔等等，我们所要的机型都是同质化的。
对于非常规的物资采购，比如说班级服务，第一位是要把这种急的让它合规，不要里面有猫腻，所以我们要形成相应的管理方式让它在线下走，可以授权后对价格进行监察和审计。对于这一类物资，我认为交付是最重要的，服务对象的满意是最重要的。
比如前一段时间，零下6-8度，有些管道破裂了要一些备件，还要走反复流程、审批授权那是来不及的，赶紧先修了，修了以后再补线上的流程，但是线下一定要有人授权，这是对采购业务素质的要求。
那么对于第一类，我们对这样的采购的要求是很高的，这一类的集采人员是我们的品类专家。对于第二类非常规的物资采购品类人员，我认为他是杂家，因为物品很多，对应的供应商非常多，参与的部门也很多，它是一种综合能力的体现，要求专业度，对普及性的常识要了解的更广泛，他的沟通和协同的能力要比较强，而且还有很强的临时项目的采购管理能力。
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非公学校采购体系建设很重要
采购是干嘛的？采购是把外部有优势的资源进行完美匹配，除了运营保障之外， 我们还要有数据，统建体系，从价格第一到总成本第一，到给我们学校组织赋能增值，产生更高的价值。
比如2021年要求某某学校的采购部必须降本1500万，怎么办呢？我们第一想法肯定是这1500万要从供应商那儿跑过来。比如原来我采购校服，5万个学生共5000万，今年我要降1000万，供应商你要给我4000万供给，我们从供应商的利润里面拿一部分过来，我觉得这是比较简单粗暴的，但也有时候是很行之有效的。
更高级的是什么？我认为是把我们的需求进行优化，管理我们的需求，跟供应商进行协同，比如说校服里面某一项功能或者设计是不合理的，那么通过把我的需求优化进行管理降本。
但同时我们对内也要看采购流程是否可以优化，是否可以做体系建设，采购技术和工具是否可以创新，可否引入新的供应商，进行组织优化等等，每一家都有不同的办法。
对于非公学校来说，是单独作战，而公立学校的集采要远大于非公学校，他们采购很方便的，20万以下的可以通过政府采购云平台来做，这是合规的，金额小的比较复杂的，他已经帮我们把供应商池商品池建立起来了，你只要像网购一样下单就可以了；20万以上的他可以提醒教育局进行政府采购，政府已经对供应商进行严选了。
所以说公立学校的采购和非公学校的采购不是一个层级的。比如我们经常听到药物的采购，公立医院的药物集采，原来一个心脏支架上万块钱，通过集采不到1000块。
我们给需求部门做了一个相应的标准，有相应的物料编码，需求部门提起采购需求流程，经过不同层级的授权以后，品类技术部先做出技术方案，采购部门接到授权的需求以后，我们启动采购，定商定价，订合同订订单。供应商进行交付，品类技术部验收，需求部门拿到货物进行使用进行评估。
我们认为采购应该三权分立，需求、采购、验收这3种业务（三权），由各个不同的人（部门）来负责，相互检验业务，同一个人不能负责2种以上业务。
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5W2H1E管理分析法
哪些是集采的，哪些是需要备库存的，库存要做到用就有,且数量最合理。
这里给大家介绍一个很有用的工具——5W2H1E管理分析法。
这是二战中美国陆军兵器修理部首创，简单方便，易于理解，广泛应用于企业管理和技术活动，对于决策和执行性的活动措施也非常有帮助。发明者有5个，以w开头的英语单词和2个以h开头的英语单词进行设问，发现解决问题的线索，寻找发明思路，进行设计构思，从而实行新的发明项目。发明者在设计新产品时常常提出为什么，是什么，何人何时何地如何做，这就构成了5w2h法的总框架。
一个是采购目录管理体系，一个是供应商管理的体系，这两个体系进行完美的匹配，会产生新的价值。
我们把更多繁琐的劳动用管理来替代，让我们的精品化特色化的学校，未来的学校建立更好的采购模型，能把我们的采购模型积极的落地。
供应商的寻源对于现在一个大数据时代不是难题，供应商的准入，你要有一双慧眼，这是难题。
如何慧眼识珠呢？
分为三步。
第一步：（方案）样品竞选、资质许可和授权
如果我们能看上供应商做的东西和服务，那么要对他的资质许可和授权，
第二步：背景调查
比如说他的信用报告，我们可以用天眼查。现在的社会已经是一个信用化的社会，很多商业行为是留痕迹的，包括他是否不诚信打官司了。我们可以通过一些背景调查坑蒙拐骗的公司，可以问同行：“这家供应商合作过没？这家供应商靠谱不靠谱？”
第三步：现场考察 /试样
最关键要进行现场考察，这才是探他的实力。
只有把供应商管理得好你才能把自己变得有吸引力，供应商才愿意跟你玩，更多关注你，给出更好的条件。
我希望国际学校在线能够为大家搭建一个更好的平台，提供采购系统支持。未来的采购是一个数字化的平台采购，离不开采购人员的素质和业务能力，最终形成一条生态链和价值链。
希望有机会跟大家再次交流，谢谢！
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