一旦拥有公章，就可以调用公司钱款，如果负责人违规舞弊，后果不堪设想；可如果由我保管公章，工作便无法开展。于是，我想出了一个办法——分割盖章和起草文件的权利。
——稻盛和夫
01
凡是人都难免会出差错。还有一种情况，就是明知不对，却因鬼迷心窍而干起了舞弊的勾当。
为了防止差错和不当行为，有必要建立由多部门、多人复核的双重确认的体制。比如，购入物品时，要经收货部门和验货部门这两个部门的确认。盖公章时，要经过盖章人和保管人的多重确认。计算数字时，需要两个人验算等。这些都是有代表性的例子。
尤其是有关金钱和物品的管理，一定要彻底贯彻双重确认的原则，建立起防患于未然的体制，杜绝差错与舞弊行为的发生。
02
以前曾有过这样的报道，某公司的财务总监连续10年挪用公款，等到东窗事发时，其涉案金额已非常巨大。类似的事件并非过去才有，如今依然频繁地见诸报端。
假设有一名女财务人员，在公司规模尚小时就入职了。几十年来，她一直独自管理公司财务，兢兢业业，从未违规，深得大家信任。但与坏男人交往后，为了满足对方的金钱需求，她不惜挪用几千万乃至几亿日元的公款。当然，我举这个例子并非针对女性，男性的贪污事件也是年年发生。对此，其公司领导往往会说:“他(她)在公司干几十年了，工作认真，我也很信任他，居然会发生这种事，真是万万没想到啊。”
不管一个人多么认真负责，只要负责管理保险柜或现金，就有一时糊涂之虞。比如，一开始由于手头拮据，反正没人监督，于是暂且“借用”，打算下个月发工资后补上。可结果迟迟还不上，挪用的金额却越来越大，如此滚雪球一般，最终走入歧途。
人心都有善恶两面。在我看来，管理者应该负起责任。人性的贪婪，往往源于制度的疏漏。倘若制度完善，即便心生贪念，也无法犯罪。
我之所以倡导“双重确认”，并非基于“人性本恶”的思想。相反，我相信人人都有善良的佛性。为了避免员工由于一时的邪念而犯下罪孽，企业需要完善的管理制度。
03
在京瓷，最初的双重确认体系是用于管理公章的。当时我是社长，因此不管是汇票、支票还是合同，都必须由我盖章。可我是技术人员出身，整天忙于研究开发和现场视察，不是在和产品打交道，就是在和客户打交道，不可能坐在办公室里一个劲儿地盖章。这几十年来，我亲自盖章的次数，一只手都能数过来。
正因为如此，我把盖章的工作交给了总务和财务。一旦拥有公章，就可以调用公司钱款，如果负责人违规舞弊，后果不堪设想；可如果由我保管公章，工作便无法开展。于是，我想出了一个办法——分割盖章和起草文件的权利。
要想在文件或票据上盖章，就要找管理公章的财务部长。在盖章之前，他必须仔细确认内容，却无权起草文件。
不仅如此，公章平时被锁在箱子里，钥匙则由另一个人保管。财务部长要使用公章时，必须说明原委、提出申请。保管人在确认了文件内容后，方可开箱取章。这等于加了两三道保险，从而做到了防患于未然，避免了员工犯下错误。