在进行传统档案的数字化转换过程中，工作人员应该对档案的数字化转换情况了如指掌，也应该建立专门的资料室用来保存还未进行数字转换的传统档案资料，防止传统档案资料在没有保护的情况下出现泄露或者破坏等情况。在进行档案信息化的建设过程中，工作人员也要做好相关措施来保护档案资料的安全，不能在工作时间擅自离开工作岗位，禁止在工作时间饮食，使用明火，在进行完资料转换后将档案放回原始位置进行妥善保管等。如发现了档案损坏的情况应该及时向管理人员进行汇报，保证档案管理部门每一项工作都能找到专人负责，确保各项工作正常有序进行，避免人为因素对档案信息安全带来的不良影响。此外，在档案信息系统的管理过程中，档案信息的安全性以及保密性是第一管理目标，杜绝不法分子利用各种手段盗取信息的现象，保证档案信息的安全。为更加有效的进行档案信息管理工作，应该明确分配工作人员的任务，进行合理有效划分。确保工作人员能时刻保持细致、严谨的工作状态，避免出现工作人员在工作时间利用部门计算机进行工作之外的活动。
（一）提高档案工作人员的综合素质
档案信息管理的操作都是由档案工作人员进行，所以档案工作人员不仅是提高档案信息价值的途径，也是保证档案信息安全的执行者，所以档案信息的工作人员不仅要有相关的专业知识和专业能力，也要具备专业知识素养以及信息安全知识，以此来确保档案信息建设以及管理过程的安全性。所以，学校的管理者应该努力建设和优化档案管理工作，对应聘的档案管理工作人员进行传统档案管理和信息化档案管理知识的全方位考核，确保应聘者有管理档案的能力。与此同时，档案管理部门也要通过档案信息管理的经典案例对工作人员进行定期的技能培训和知识培训，强化档案工作人员的知识储备和管理技能，确保档案工作人员能够深刻认识到传统档案管理和档案信息化管理的异同，使档案工作人员快速领悟到档案信息化管理的重点内容，从而使得信息化档案管理的工作质量和工作效率得到保证。此外，档案信息化管理的安全问题也是档案工作人员必须了解的问题，通过将技术和管理融合的办法将档案信息管理的安全性和系统性提升档次。
（二）提高档案管理信息安全意识
学校档案信息安全关系到万千师生的信息安全，所以档案工作人员的安全意识直接影响到档案信息资料的安全，那么对档案工作人员的思想教育和职业道德监督就显得尤为重要。首先，每一位上岗工作人员都要进行严格的信息安全教育，在工作中不使用U盘存放和移交资料，讲解使用U盘的危险性和可能带来的风险；不在电子档案管理系统专用的电脑上安装任何与工作无关的软件；对于来历不明的文件不要打开，因为目前见到的携带病毒的软件会穿上安全文件的外衣，所以在培训中要提醒档案管理人员提高警惕性，对任何不明来历的文件一定要谨慎处理。其次，还要确保信息管理人员具有处理应急事件的能力，在发生紧急事故的情况下能够迅速做出反应，减少信息泄露带来的损失，此外工作人员要学会防火墙的工作原理，确保及时发现网络中违反常规的行为以及受到黑客攻击的迹象，能够识别网络病毒的入侵，进行快速有效的拦截。
综上所述，目前我国高校的档案信息建设速度和发展水平都相对较快，在当前信息技术快速发展的有力支持下，只要着重解决当下存在的几个问题，就能完成传统档案信息到信息化档案的转变，为师生以及学校带来便利。
