毕业季:我们在线迎接毕业论文答辩

subtitle 新京报03-24 06:04
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答辩专家和答辩人通过视频会议软件连线。 受访者供图。

“高翔同学博士学位论文通过答辩,答辩成绩优秀,建议校学位委员会授予其工学博士学位。”3月10日下午5点,高翔最近一段时间紧绷的心弦终于松了下来,“可以顺利毕业,安心准备工作的事了”。

作为山东大学机械工程学院2015级博士生,三个小时前,他西装革履地坐在家中,双眼紧盯着书桌上的电脑屏幕,与屏幕外的多名专家沟通。当时,他正在进行博士论文在线答辩。

受新冠肺炎疫情影响,全国高校延期开学,导致毕业班学生无法像往年一样进行现场论文答辩。3月4日,教育部发布《关于做好2020年上半年毕业研究生学位授予相关工作的通知》,明确对已完成学位论文、尚未进行答辩的春季毕业研究生,培养单位可组织开展远程视频答辩。目前,清华大学、南京大学、西北工业大学、华中科技大学等多所国内院校已开展线上答辩工作,尽量让学生按时毕业。

然而,在线答辩并不是件简单的事情,无论是对答辩的学生、答辩委员会评委,还是高校。

多次演练后临场依然忐忑

2月20日,高翔接到山东大学研究生院的通知,3月份批次毕业的研究生可以选择进行线上答辩。他便一边根据论文外审的专家意见对论文进行修改完善,一边开始准备答辩事宜。按照往年的惯例,3月份批次毕业的博士生基本都是在2月底3月初答辩。此前,他一直在担心,因疫情导致开学时间延迟,论文答辩不能顺利进行,自己无法如期毕业。

网络环境和面对面答辩不同,为了能够表现完美,高翔和导师模拟了答辩流程,将答辩委员会专家可能提出的问题、答辩过程中可能出现的状况演练了一遍。高翔怕有疏忽,又请实验室的师弟师妹帮助演练了两三遍,请他们提意见。

“电脑旁边应该放一盏台灯,这样光线更充足。”“答辩时应该注意自己的语音、语速、节奏,让专家们在网络状态下能够听清楚自己的陈述……”高翔根据导师和师弟师妹的建议,一一调整,并提前熟悉如何操作视频会议软件,和答辩秘书沟通答辩流程,还在研究生院的建议下提前录制了有声PPT,来应对答辩过程中可能出现的网络卡顿问题。“万一断网,可以用手机开热点补救。找好录屏、录音工具,可以找师弟、师妹帮助录屏,同时记录答辩委员会意见,以防万一。”

3月10日下午2点,山东大学机械工程学院院长、学位评定分委员会主席黄传真首先介绍了答辩委员会成员,高翔的导师向答辩委员会介绍了答辩人的基本情况。随后,答辩委员会主席宣布,答辩开始。

看着电脑显示屏上记录了论文要点的PPT,高翔按照事先的准备,开始了汇报。五位答辩委员会专家评审在屏幕的另一头,高翔看不见他们的反应,不免有些忐忑。

汇报持续半个小时后,答辩进入了提问环节。答辩委员会的专家针对学位论文轮流提问,“每位专家都提了2-3个问题,回答每位专家的问题大概需要15分钟,整个提问环节大概花了40分钟。”

最后,答辩委员会主席请答辩人以及旁听人员退出线上会议室,答辩委员会成员进行内部会议,讨论高翔的论文内容以及答辩结果,再通过微信群匿名投票的小程序表决,形成最终的答辩决议。

答辩过程比高翔想象得要顺利。一个多小时的答辩,整体网络流畅,与答辩委员会专家的沟通也没有出现卡顿、掉线的状况。

“高翔同学博士学位论文通过答辩,答辩成绩优秀,建议校学位委员会授予其工学博士学位。” 下午五点,答辩会议室重新开放,高翔收到了自己顺利通过答辩的消息。那一刻,他长舒一口气,“四年半的努力没有白费,把论文上传到学校的学位论文系统后,毕业论文这桩大事就可以告一段落了。”

一切只能摸着石头过河

答辩前,在线答辩能否达到线下的效果,一直都是学生和老师们担心的问题。

“没有现成的经验,只能摸着石头过河。”山东大学研究生院学位办公室负责人介绍,线上答辩实际上是将线下答辩的场景移植到线上,答辩必要的流程和环节不能省略,必须尽量还原,保证符合工作规范和疫情防控的需求。

线上环境中,断网了怎么办?专家讨论环节如何保障私密性?专家投票表决环节如何保障合法性?这些都是线上答辩需要解决的问题。山东大学机械工程学院副院长姚鹏告诉记者,线上答辩首先面临的就是技术问题。“最突出的问题是网络和软件平台的稳定性,专家在计算机或者手机上看到的PPT、音频之间的相互转换等问题也会影响答辩的效果。”

山东大学研究生院的老师们曾把自己带入到答辩的场景中,为论文答辩的每个环节制定了不同的预案。如果在答辩过程中答辩人出现断网掉线的情况,答辩人可以更换网络再次上线答辩;如果专家出现断网的情况,研究生院建议答辩人准备有声PPT,断网的专家可以观看有声PPT了解答辩内容,从而不耽误答辩进度。

有声PPT成为不少高校为应对线上答辩断网问题的必备措施。清华大学化学系博士生夏嘉豪告诉记者,准备有声PPT需要把每一页ppt对应的内容都进行录音,并插入到PPT中。“这一项工作比想象的要难,为了让每一页的语音清晰、准确、连贯,一共35分钟的陈述内容,我把自己关在房间里准备了近3天。”

答辩会议室中,高翔的答辩ppt在主屏幕共享。 受访者供图

在以往线下答辩的专家闭门会议环节,答辩秘书会要求答辩人及旁听人员离开答辩教室,待专家讨论结束后再返回。“我们需要最大限度还原线下答辩闭门会议的场景。但在线上,如果答辩人和旁听人员都退出会议室,他们就不知道专家什么时候讨论结束,他们什么时候应该回来。所以我们最终确定的方案是,专家们退出会议在小群讨论,讨论结束后再进入线上答辩会议室,宣布答辩结果。”

“如何保证我们的处理方法合规有效?” 山东大学研究生院学位办公室负责人说,此前,山东大学博士论文答辩的相关规定都是针对线下场景设计的,进行线上答辩时,有些要求不能或者不易实现。比如,现场答辩时要当场匿名划表决票,当场在相关表格上签字。“我们采用网上投票行不行?电子签名可不可以?”

高翔博士论文答辩的答辩秘书——山东大学机械工程学院高级工程师毕文波告诉记者,答辩前十几天,山大机械工程学院分管副院长、研究生培养办、答辩人、导师以及秘书等人就开始针对答辩准备事项进行了多次讨论和沟通。十几天的时间中,他们需要组织学生模拟网上会议答辩,测试软件平台可靠性,模拟可能出现的问题,反复细化答辩流程和预案。

“答辩过程需要做到公开、透明,有据可查。从答辩公告的网络群发布,到全程多方式、多人录像,再到答辩人、答辩委员会成员拍当时的工作照等,这些细节都要考虑到,保证答辩证据可靠存档。”

线上答辩与线下效果差别不大

高翔曾旁听过多次博士论文答辩,对答辩流程早已烂熟于心。参加完线上答辩,高翔觉得线上与线下答辩并没有什么本质上的区别。“论文的主要内容能够按照预期清晰地陈述给答辩委员会的专家,与专家们交流问题的氛围也和之前经历的线下答辩相差不大。”

“少了点仪式感,有点遗憾。” 3月10日,清华大学化学系博士生夏嘉豪也进行了在线答辩。他也觉得,线上答辩对答辩的内容基本上没有影响。不过,论文答辩对博士生来说是生命中很重要、很神圣的一件事,线上答辩的方式,没办法和答辩专家评委们面对面交流,没办法和导师、专家评委在答辩结束后合影留念难免有些遗憾。

“答辩效果没有差别。”答辩委员会主席、中科院声学研究所教授隋富生告诉记者,采用线上答辩的方式,参与者的注意力会更加集中,信息传递也很全面,专家质询问答的效果反而更好。“以这次答辩为例,原定两个小时的答辩,最后用了三个小时,主要是专家评委提问和参与意见都非常积极,发言都很充分,从各自角度给出了很多非常好的具体建议和指导。”

答辩委员会成员、山东大学机械工程学院教授宋清华认为,线上答辩前,专家评委事先已审阅了学位论文、答辩ppt、毕业审批书等所有资料,专家们往往都是带着疑问去的。同时,答辩人在汇报的过程中,专家们也可以回看各种答辩资料,对论文中研究工作的把握和对评审结果的鉴定也就变得更准确。“此外,专家们可以更独立地评定论文水平。线上答辩时,各个专家身处不同的场所,大家可以集中精力独立评审论文,免受其他专家及现场答辩时的各种影响,更有利于把控论文的水平。”

但相对于线下答辩面对面交流的环境,线上答辩对学生及参与答辩的专家提出了更高的要求。“以往在线下论文陈述环节,有一个地方我可能没有讲充分,可以通过观察专家的眼神和神态,及时进行调整。但在线答辩就不具备这样的条件,我只能按照自己预设的节奏陈述,免不了心里打鼓。”

隋富生也认为,相对于线上,线下答辩时质询问答等互动环节会更加自然。“因为视频会议软硬件及网络带宽的限值,有时语音环境略有差强人意的地方,这些需要多个方面一起努力改进,给与会人员带来更佳的视频音频的体验。”

答辩委员会成员、山东大学机械工程学院教授葛培琪建议,疫情过后,学校可以逐渐完善这种答辩形式,建设专门的线上答辩体系。“线上答辩还要在答辩人和专家深入沟通方面再下功夫,比如进行专用答辩室建设、专用答辩系统建设、电子签名软硬件、投票表决系统等,再逐步完善,在疫情过后也可以继续采用线上答辩形式。”

“我认为只要把答辩工作程序、工作预案等提前准备好,线上答辩是完全可以保证答辩效果,甚至可以比线下效果更好。”宋清华说。

尽可能保证学生顺利毕业

3月16日,高翔博士论文的电子版正式上传到山东大学学位论文系统。眼下,他只需要办理完其他毕业手续就可以顺利拿到博士学位和毕业证了。

但研究生院的老师们却不敢放松,毕业季来临,帮助毕业生完成论文答辩、顺利毕业成为他们面临的一项大考。他们告诉记者,自2月中旬学校计划启动线上答辩后,山东大学研究生院就需要联合各学院逐个核实,随时更新申请在线答辩的研究生的情况,再根据论文外审结果和毕业生的本人意见,确定他们参加本批次线上答辩或合并到六月份批次毕业。

“六月份毕业批次的学生数量很大,我们现在在做分类管理。”山东大学研究生院学位办公室负责人坦言,目前人文社科、理学等专业毕业生论文受疫情影响相对较小,学校已安排工作人员为需要实验数据的学生打开实验室电脑,供学生远程访问实验数据进行论文写作。但部分工学专业毕业论文涉及到大型实验设备,医学类毕业生面临33个月规培等“硬指标”。“我们目前正通过学生管理人员和导师,调整这部分学生的学习安排,同时在能够返校的情况下优先保证毕业生先回来,毕业生中,优先保证理工医先回来。返校后,增加实验室开放时间,保证每位毕业生的实验室排期。”

论文仅仅是推进毕业工作中的一环,疫情之下毕业生的心理状态也需要学校重点关注。山东大学党委研究生工作部老师韩笑晨形容,云答辩在某种程度上是学校保证毕业生顺利毕业、就业一剂“定心针”。韩笑晨所在的研究生工作部主要负责学生的思政工作,她告诉记者,疫情之下,不少毕业生出现了焦虑的情绪,“如果没有线上答辩,毕业进程确实也悬在空中”。

韩笑晨告诉记者,目前研究生工作部已协调各学院研究生辅导员开展心理疏导、就业需求调研等工作,对毕业生进行毕业教育。以机械工程学院为例,目前该学院利用微信、QQ等在线通讯工具保障与学生之间的信息畅通,帮助学生调整论文进度,缓解焦虑心理。“我们正积极协助用人单位组织线上招聘,对未就业毕业生进行意向统计,导师与辅导员一起对未就业学生情况进行分析,进行分类指导和精准服务。此外,我们还开展毕业生心理压力疏导,组织班级心理委员参加“抗击疫情安心行动”系列公益讲座,帮助学生进行朋辈帮扶。”山东大学机械工程学院辅导员宋晓霞说。

“我们已经制定了各种预案,希望能够帮助同学们按时、顺利毕业。”

新京报记者 樊朔 李丽霞 编辑 潘灿 校对 陈荻雁

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