信息化项目甲方采购的准备与实施(下)

subtitle ERP之家07-07 03:41
打开网易新闻 查看更多图片

导读:上篇回顾,。

先对上篇内容做两点补充:

在方案初步筛选阶段,甲方可能会向乙方提供一些内部材料供分析,比如业务流程、制度、管理办法等,同时,乙方后续提供的项目建议书也希望仅供甲方内部评审,双方都希望信息只限于项目本身的工作范围,不希望对外传播。为此,双方在开始相关工作之前可以签署相互保密协议,对双方提供的信息约定一个保密期,需要保密的信息包括但不限于:书面、电子邮件、传真、口头或其他有形或无形方式提供的。

在采购准备阶段,如果是软件原厂卖产品+合作伙伴实施的项目,甲方可考虑采用软件和服务打包采购的策略,即把软件产品与实施服务作为一个整体采购,招标文件中约定采购软件的版本、用户授权数量等内容,这样软件采购的具体工作就由投标人(通常是实施厂商)自己控制了。一是甲方可省去自己与软件原厂谈价格和采购等工作,二是实施厂商与软件原厂或有一定的商务约定,实施厂商为获得更好的收益会与原厂做更多价格沟通,同时,原厂为协助实施伙伴打单,或也有一定价格优惠方面的考虑。不过此策略需关注实施厂商是否具有软件销售的经营范围,有部分厂商仅能提供实施服务,没有销售产品的经营范围。当然,如果甲方自己有更好的议价能力,可以直接向软件原厂采购。

以上是两点补充,现在开始下篇的正文。

5采购

当项目具有一定规模时通常需要招标采购,招标采购的具体工作主要包括:发招标公告、售卖标书、安排开标场地、收退投标保证金、抽取评标专家、组织评标、发中标通知等,工作内容也比较多,甲方通常可以委托专业的招标代理服务机构,在由招标代理机构完成具体招标工作的情况下,甲方在此环节反而较为轻松,特别是如果企业自己有招标公司或者部门的话就更省心了。 我司的 招标贸服事业部 专业认真,所以业务很好,需要相关服务的可以联系他们。

这里需要特别说一下的是时间,无论公开招标还是邀标,按招标法规定,都需要给投标人留出准备投标文件的时间,至少20天,而发标前甲方编写(技术规范书往往两、三万字以上)、内部评审招标文件都需要时间,中标后甲乙方签约的过程也需要时间,所以信息化项目从酝酿筹备开始到希望上线的日期,一定要考虑招投标这个过程所需要的时间,给项目执行留够充足的时间

关于项目执行,乙方项目经理的重要性毋庸置疑,而其中项目经理的沟通表达能力是尤为重要的,那么甲方可以建议投标人由未来将派到项目上的项目经理讲标,在此环节,甲方可以对乙方项目经理做一定程度上的评估,并或可作为评价投标人的考虑内容之一。

对于小规模的项目(金额相对不高),按照各企业的采购管理办法,通常可采用询价谈判、直接采购等更简单快速的方式,但对供应商的选择标准、评价和确定过程要与招标方式一样的严格和严谨。一般都会按制度成立跨多部门的采购小组,由信息部牵头组织工作会议并展示厂商提供的资质、案例、报价等材料,经多方多次讨论和评审后,最终通过评分表的方式选择出符合要求的供应商。

6签约

信息化建设项目的合同通常至少包括常规商务和项目工作说明书(Statement of Work,以下简称SOW)两部分。

首先,合同的商务部分除包括常规的商务和法律等条款外,项目金额的支付条款是双方商谈的重点之一,支付的次数通常与项目执行的重大里程碑相对应,例如:

首付款:双方签约后支付。一般也会同时约定乙方的进场时间,比如双方签字盖章后在多少个工作日内乙方项目组应进场开展工作;

方案款:经过乙方的需求调研,乙方编写项目蓝图、业务流程等各种设计材料提交至甲方评审,评审通过后支付;

初验款:例如系统上线后3个月,基本运行良好,初验通过后支付;

终验款:系统稳定运行约定的较长的一个时间后,终验通过后支付;

尾款:通常在免费质保期结束后支付。

每个里程碑的完成需要有对应正式的书面文字确认,如验收报告等,并需要甲乙方项目经理签字或盖章。每次支付的金额比例双方根据项目情况具体商定。支付条款在金额基础上还可以进一步明确增值税的税率。

商务部分甲方还有一个关注点是对乙方人员的流动进行约定。项目执行中,乙方项目组关键成员离职往往将给项目带来巨大影响,为尽可能规避此类风险,合同中通常约定,乙方应保证其工作人员、专家的稳定性,未经甲方书面同意,不得更换任何人员,并且若乙方擅自更换人员严重影响项目进度、工作成果质量的,甲方将进行追责。

然后就是极为重要的SOW了,SOW 是合同的重要附件,一般 由乙方拟写,甲方评审,通常都需要反复修改若干次方能定稿 。 SOW的核心作用是甲乙方明确更为具体的项目执行计划、方法、需求与落地实现的匹配、资源投入、交付物、验收标准等内容的细节。如下是一份常规SOW的大纲。

如下是一种需求与落地实现的匹配。

虽然甲方需求以及乙方响应在采购环节已很大程度上明确了 (如招投标文件) ,但在项目执行层面上,有些内容往往还是不够细化,这些不够细化的内容有时就会成为项目执行过程中产生分歧的隐患。

所以在一定意义上讲,SOW能做多细就做多细(比如:系统某些查询界面有哪些查询条件,查询结果表格是否有合计值以及是否排序,服务器等硬件的到位时间,交付文件清单,等等),但凡想到的或者感觉模糊的地方都要在签约商谈时提出来,大家商定后落在纸面上,这是对甲乙双方的“保护”。

对一些项目关键路径上特别重要的工作(如某关键功能的开发进度直接影响着相关其他模块或系统的集成),经甲乙方协商,在乙方资源支持能力范围内,可以在合同中进一步明确约定一些阶段性重要功能的交付日期(如不迟于某日期),这样有助于乙方对相关工作提高优先级和加大资源投入。

合同草拟和附件编写以及评审也需要一段相应的时间,后续甲乙方应密切协作,尽快完成合同的审批和盖章,以便留出更多的时间用于项目执行。

最后,经过本文上下篇简介的一系列工作(实务中会有更多细致的工作内容),甲乙方建立了合作关系,大家成为一个团队,开始为共同的目标一起努力(系统如期上线、长期价值体现)。

版权归原作者所有,如有侵权请联系删除。

免责声明:本文所用视频、图片、文字如涉及作品版权问题,请第一时间告知,我们将根据您提供的证明材料确认版权并按国家标准支付稿酬或立即删除内容!本文内容为原作者观点,并不代表本公众号赞同其观点和对其真实性负责。

在超过35年的时间里,世界《财富》500强公司以及全球众多行业的中小型企业一直依赖美国容错实现简单操作以及持续可用,公司在中国北京、上海设有办事处机构,向国内的客户提供销售咨询及相关技术服务。

特别声明:本文为网易自媒体平台“网易号”作者上传并发布,仅代表该作者观点。网易仅提供信息发布平台。
Notice: The content above (including the pictures and videos if any) is uploaded and posted by a user of NetEase Hao, which is a social media platform and only provides information storage services.
打开网易新闻,阅读体验更佳
大家都在看