3月底，我们针对文印问题面向知行club社群中的600位行政做了一次调研：
问题一：你最希望员工学会哪个文印技能？
结果显示，排名前三并高票胜出的分别是：
身份证复印、处理卡纸，以及双面打印。
问题二：你最希望能自己解决的文印管理难题是什么？
反馈数量最高的两个问题是：
统计各部门文印量难度大，文印文件经常丢失。
从调研的结果来看，小知已经脑补了行政奔波于工位和文印区的n个场景了。
对于大多数行政而言，在员工遇到所谓的「文印问题」时，便会有求必应；在自己遇到「稍有技术含量」的文印问题，便会转由IT部门或服务商解决。
然而聪明的行政都明白，授之以鱼不如授之以渔，只有每个员工都能正确高效使用文印设备，才能从根本上解决问题，让多方工作更有效率。
下面就是《员工版应知应会文印技能》&《行政版应知应会文印技能》，行鸭亲自上场为行政家人们演示各种文印技能，看转收！
（文末有惊喜~一定要看到最后哦~）
《员工版应知应会文印技能》
1
身份证复印
员工常见的身份证复印问题主要有以下两点：
①身份证如何摆放？
②如何将身份证正反面复印在一张纸上，而且方向一致？
请看：
（可以将此视频生成二维码， 贴在你司文印区哦~）
01
如果你司使用的是传统文印设备
◎身份证正面朝下，并且放在扫描台前1/3处
◎
◎将身份证沿短边翻面，背面朝下，并且和原来的位置留出一定距离
◎将印好正面的纸张放入纸盒中再进行复印
◎放纸的时候，注意纸张正反面以及前后的摆放
02
如文印设备自带身份证复印快捷键（如惠普轻系列A3数码复合机M439nda）
◎将身份证放入扫描台
◎
◎点击开始复印
◎沿证件短边翻转，并放在同一位置
◎再次点击开始复印（身份证正反面轻松印到一张纸上）
2
双面打印
员工常见的双面打印问题就是：
第二面的内容总印反，不能按照装订方向需求印刷出来。
请看：
（可以将此视频生成二维码，贴在你司文印区哦~）
01
如果你司使用的是传统文印设备
手动双面打印看似很难，其实只需分清文件需要长边、还是短边装订就能搞定！
◎如果是沿着短边装订、翻阅，那么只需沿着纸张较短的一边做翻转就行啦
◎如果想要沿着长边装订、翻阅，同理也只需要沿长边进行翻转
02
如使用自带双面打印/复印功能的复合机（如惠普轻系列A3数码复合机M439nda）
◎双面打印：则可以直接驱动选择 双面打印即可
◎双面复印：操作盘「菜单」→「复印功能」「双面」「双面→双面，书本→书本」→「开始按钮」
3
卡纸处理
卡纸也是文印过程中一种常见的问题。 只要有以下其中一种情况，就有可能会造成卡纸问题哦：
①没有选择合适的纸张
②设置驱动时，范围不准确
③未使用带地线的电源线连接设备
④纸盒内有异物
在面对不同类型文印设备的时候，处理方式也是不一样的。
请看：
（可以将此视频生成二维码， 贴在你司文印区哦~）
01
如果小型桌面机出现卡纸问题
◎打开耗材仓，取出耗材
◎看见卡住的纸张，顺着出纸的方向，取出纸张
02
如果大型落地机出现卡纸问题
◎打开机身侧边的舱门盖
◎取出保护液容器组件
◎顺着搓轮纸方向慢慢取出纸张
【注意】如果你司使用的是惠普轻系列A3数码复合机M439nda，那么卡纸或许从此是路人
◎Ta的纸张适用性强，不同克数、尺寸、介质类型的纸张Ta都能印
◎即使是褶皱纸也能照印不误，不卡纸
《行政版应知应会文印技能》
问题一
如何区分各个部门的文印实际使用量，方便做部门分摊并控制成本？
其实这个问题通过文印设备的两个功能就可解决——作业记账与权限管理。
1
作业记账
作业记账功能可以创建多个帐号，根据实际需求为每个账号设置使用权限，记录设备使用情况可以细致到页，帮你把每一笔账记得清清楚楚。
我们以惠普轻系列A3数码复合机M439nda为例，教大家如何设置作业记账——
◎将打印机连接至局域网内，然后打印网络配置页（菜单-网络-网络配置），找到打印机在局域网内的IP地址
◎浏览器输入打印机IP地址，登录，输入管理员帐号和密码
◎安全 → 用户访问控制 → 标准记账列表 → 添加
◎设置账户名称和密码，为此账户设置相应使用权限
◎记账方法 → 标准统计，设置好后点击【应用】开始记录打印机的使用情况
2
权限管理
在控制成本方面，也可以对色彩控制权限进行设置。接下来为大家讲解具体操作步骤——
◎在后台选择打印选项
◎选择限制彩色 → 点击转至访问控制页面
◎点击打印选项
◎选择限制彩色中的想要限制的账户
◎完成
* 演示机器为：惠普企业级彩色激光打印机M751系列
问题二
如何杜绝打印好文件后的丢失问题？
打印好的文件忘记取，最后造成浪费，甚至丢失带来文印安全问题，也是让行政头大的日常难题。
想要避免其实很简答，使用PIN码打印功能就可以轻松搞定。接下来为大家讲解具体设置步骤——
★
PIN码打印
◎进入文件的打印界面，选择打印机属性
◎选择作业存储，选择存储的作业
◎选择输入PIN码才能打印，输入作业名称和PIN码
◎确定 → 打印
◎在打印机的控制面板中找到打印
◎选择作业存储
◎找到刚才命名名称的文件
◎输入在电脑端设定的PIN码
◎打印完成
* 演示机器为：惠普传奇系列黑白激光多功能一体机M429fdw
想要解决文印痛点很简单，一台更智能更安全的文印设备就可以减小行政在文印管理工作上的压力。
小知向你推荐惠普轻系列A3数码复合机M439nda，让身份证复印、双面打印复印等员工日常操作更方便、更简单，作业记账、PIN码打印等管理操作更智能、更高效、更安全。
01
新增团购机型
为了给大家带来更多优惠选择的机会，知行×惠普团购活动将新增两款团购机型——M439n、M439nda！
02
团购活动时间延长
知行×惠普团购活动将延长至4月25日，如果你现在还在为以上痛点头秃，或者急需采购文印设备的话，千万别错过哦！感兴趣的行政小伙伴欢迎联系小选（ID：zhixing-zhixuan）哦~