如果你在这6个任务上花了时间,那就是在扼杀你的工作效率

subtitle 网易云课堂01-05 13:17 跟贴 1 条

  如果你没有在把精力放在一些高价值的工作中,你很可能正在浪费时间。许多高管正在一些不应该做的事情上花费太多时间,比如下面的这六个领域。

  比布鲁斯•埃克费尔德

  每一位创始人、首席执行官和高管都在抱怨他们没有足够的时间。我明白,时间这种资源是有限的:我们没法把它储存下来留给以后用,这是大家都想从我们身上得到的东西。然而,大多数管理者都把时间花在了他们不应该做的事情上,原因有两个。

  首先,许多专业人士还没有搞清楚什么是高价值活动——那些结果的价值要远远多于付出的活动。我指导的许多高管都没有花时间去确认他们的3-5个价值最高的活动,也就是说他们根本不知道该把时间花在哪里。

  其次,管理者们做一些低价值的工作,是因为他们陷入了认为自己可以做得更好的陷阱。原因在于:他们可以做得更好。但这并不意味着他们应该这么做。

  时间是你最宝贵的资源,你应该将一切通过价值/时间比率进行比较——而不是通过任务效率。如果一项任务对你来说没有价值,那就不要去做——即使别人做这件事可能要花上十倍的时间。

  这里有6个关键领域,你可以让你的助手和下属来协助和解放你,从而有更多的时间去做那些价值更高的活动:

  1.安排会议和电话会议

  这可能是一个很难放手的问题。因为每个人都喜欢控制自己的时间表。然而,你并不需要放弃所有的控制权。相反,你可以为不同类型的活动创建时间块,然后让其他人来计算细节。

  这是一种我称之为可防御性日历的策略。利用每天的时间块创建一个理想的星期,然后相应地进行活动。一个行政助理或自动预约系统会从一开始就解放你,帮助你找到一个适合每个人会面的时间。

  2.整理邮件

  我们花了多少时间来整理信息,这个数字可能会让你惊讶。相反,让一个助手每天给你的电子邮件分类几次,进行一个整理,就可以一劳永逸了。然后,只解决你需要解决的问题。在有空的时候把指示告诉别人,让他们给你答复,协助你进行处理。

  掌握一种管理的艺术——把介绍事物和委派结合在一起,把事项交给第三方,让他们来处理请求,这样你就可以放手此事了。

  3.编辑和校对

  写作的频率已经随着电子邮件和短信的出现而急剧减少——尽管如此,打字、拼写和语法上的错误都会损害你的职业形象。幸运的是,这些问题都是很容易让别人去发现和解决的。

  派一个员工来检查和修改你的文字,这是一个很简单的委任。或者更进一步,自己只写草稿或者大纲,让别人来完成终稿,最后修改和发送。

  一旦你和某个人一起工作了一段时间,他们就能学会你的风格和习惯,这样的话,即使是他们写的文案,看起来也会像是你自己写的了。

  4.收集和整理信息

  如果你管理好几个团队和项目,就会有很多信息需要处理。项目报告、状态更新和人员审核等都需要收集和整理,然后才能进行分析。

  一个好的助手或项目经理可以完成繁重的工作,让你自由地做分析和做决定。对于那些倾向于用技术的人,也可以考虑寻找一个自动化的报告平台或者工具来帮助完成工作。

  5.研究和数据收集

  好的决策需要好的数据。然而,这些数据通常很难找到,而且收集起来也很耗时。在大量的纸张、几十个网页或数据表格中搜寻需要时间和坚持。让别人来帮助自己做这些繁重的工作可以提高数据和决策的质量。

  6.旅行预定和确认

  我见过一些核心高管花了好几个小时去找一张更便宜的机票,最后只比原计划少了100美元。

  虽然我理解这是为了和减少管理成本和开支,但这并不是对你的时间的最佳利用,尤其是当你有其他可以帮助你实现收入增长的任务的时候。一个训练有素的助理或优秀的行政旅行服务可以节省你的时间,提供最好的安排,降低你的成本,最大化你的奖励计划。

  一旦你将你的视角从任务效率转换到价值创造,选择委派这些任务给其他人就是很容易的了。虽然你没法找到更多的时间,但你会享受到更多的时间,因为你知道自己正在充分利用它们。

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