如何提高邮件沟通效率?不做收件箱的奴隶

subtitle 网易云课堂01-04 13:02 跟贴 6 条

  在职场生活中,发邮件是大家必不可少的一项工作,与微信相比,也是一种比较正式的工作沟通方法。只不过有人说,会议与邮件正在摧毁员工的工作效率。

  这种说法不无道理,不少职场人都表示曾被邮件所困扰,淹没在无穷无尽的邮件中,似乎一天的时间都是在收发邮件中度过。

  忙不完的事情,回不完的邮件。虽然收发邮件还不至于夸张到占据所有的工作时间,但是邮件过多,还是会影响到自己的工作,打乱工作节奏。

  因此提高邮件沟通的效率就显得十分必要,它能够让我们在职场交流中变得游刃有余。至于怎么做,请往下看↓

  一、降低查阅邮件的频率

  建立防御体系,关掉新邮件通知,减少对工作的打扰,让我们集中精力做手头的事情。然后在每天上午和下午各抽空1-2个时间打开邮箱,根据重要程度进行批量处理。毕竟Email的发明是为了增加沟通的效率,保留证据,正式沟通,而不是负责紧急的事情。如果是紧急的事情,打电话可能更为方便。

  如果是中层及以上级别的领导,可以通过邮件自动回复、签名档或其他通知途径,向团队成员和客户说明自己处理邮件的工作规律。

  二、使用格式清晰的邮件

  (一)有清晰的标题

  邮件必须要标题党,必须要包含必要的信息,这不仅起到了画龙点睛的作用,更重要的是能够方便识别,节省互相的时间,达到望“题”生义的效果。很多时候我们不会一封封地打开邮件来阅读,而是根据标题有选择地打开。如果没有一个清晰的标题,被打开的几率大大降低,也就影响了沟通的效率。

  因此,好的邮件标题应当说明此封邮件的目的,如果是“周报”这类系列性的邮件,还需要再加上日期等信息。

  (二)明确收件人和抄送人

  很多时候一封邮件会发送给多个人,既有收件人,又有抄送人。通常情况下,“收件人”是那些指定必须给反馈的人,“抄送人”则是指定需要知会的人。然而在多次邮件往来的过程中,收件人和抄送人可能会被混淆。

  因此每次发送时都要准确调整“收件人”和“抄送人”,或者在邮件里明确列出需要哪些人的回复

  例如:

  张三,请回答第1、3点问题;

  李四,请问答第2、4个问题。

  (三)建立快速响应代号

  给自己的邮件建立快速响应的代码,对应的标签可以是“需要回复”、“状态更新”、“只需阅读”等等,这样一来,我们搜索标签或者在邮箱过滤器当中,可以通过特定的关键词让这些邮件进入特殊的文件夹当中,方便归类。

  在做项目或者开发的时候,怎样能让团队知道项目成员做了哪些内容的更新呢?这里建议不要高频率地使用群发邮件,而是让团队直接开辟一个网络文件夹,将原始文档放在项目数据库当中,项目成员将实时更新的内容直接同步到对应的文件服务器,用索引来更新日志,抄送给关键人。

  简单来说,邮件只是起到了说明的作用,不用带附件,仅利用文字向收件人说明哪些内容更新了,在什么位置,如果有需要的成员可以去哪里查看。

  四、不要使用过多的颜色

  在邮件中,重点内容一般都应该通过文字和格式来表达,而不是颜色。当然也不是不可以使用颜色。如果要用,那么请一定做到:在一封邮件中,最多不要出现三种以上的颜色。因为,如果在邮件中使用了过多的颜色,在视觉上反而会将重点内容给弱化,干扰收件人的阅读,对工作邮件来说是不合适的。

  在此,我们分享了一些提高邮件处理效率的方法,如果想学习更多职场技能,尽快有所建树,那么网易云课堂的《职场加速器|掌舵自己的人生》绝对是再合适不过的课了。

  不过还是要提醒,邮件只是沟通的一种方式,不是发了邮件就意味着工作的完结。我们要做到,发一封邮件,解决一个问题,而不是发一封邮件,抛出N多问题。

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